Hoe de operationele kosten van uw wagenpark behe(e)r(s)en?
Een duidelijk overzicht van de effectieve vlootkosten is noodzakelijk om de besparingspotentie van een wagenpark te optimaliseren. Die kostencontrole wordt met de dag echter complexer en tijdrovender. Ondernemers groot en klein, kmo’s uit welke sector ook, hopen de operationele kosten van hun vloot maximaal te verlagen en zullen daarvoor vaak een uitkomst vinden in telematicatechnologie.
Hoe de efficiëntie en productiviteit van een voertuigvloot opvoeren en tezelfdertijd de operationele kost onder controle houden? In het becijferen van de vlootkosten vormt de kilometerkostprijs een gewichtige basis. Hierin zitten trouwens alle kosten – zowel de variabele als de vaste – die in een kilometertarief vervat zitten. De vaste kosten hebben betrekking op het bezit, de huur of het ter beschikking staan van een voertuig, of dat voertuig in gebruik is dan wel stilstaat. De variabele kosten vallen hoger of lager uit bij meer of minder effectief gebruik van een voertuig. Het zijn bovendien kosten die proportioneel sneller zullen stijgen dan afnemen bij verandering van het aantal effectief gereden kilometers. Opsplitsing van vaste en variabele kosten zal meteen illustreren dat de brandstofkost de gewichtigste parameter vormt in de becijfering van de operationele kilometerkostprijs. Het is tevens een kostenpost waar men als controlerende wagenparkbeheerder de nodige “bijsturingen” kan programmeren.
Brandstof en andere “stijgende” variabele kosten
Volgens Deloitte mag de brandstofkost geen aanleiding geven tot verwaarlozing van overige kostencomponenten. Zo zouden volgens Deloitte zowat 15% van de variabele voertuigkosten (van het gemiddelde Europese wagenpark) resulteren uit het onderhoud, reparaties of onkosten voor bijstand- en pechdienstverlening. Kosten bovendien die tussen 2016 en 2019 met 29% zijn toegenomen. De oorzaken voor die stijging? Het toenemend gebruik van lichtgewicht materialen in carrosserie en onderstelsamenstellingen. Dat zou in een lager brandstofverbruik en dus lagere CO2-cijfers resulteren, maar herstel en reparatie van lichtgewicht onderdelen kent zijn meerprijs.
Ook de opgevoerde montage van rijhulpsystematica en geavanceerde voertuigverlichting heeft voor gevolg dat de reparatiekosten (gevoelig) de hoogte ingingen. Onderhoud en herstel van voertuigen is dus een kostencomponent die niet te verwaarlozen valt. Net als de brandstofkosten zal onderhoud en herstel in geval van minder strikte opvolging en controle door het vlootbeheer een onvermijdelijke stijging van de operationele vlootkost voor gevolg hebben.
Het beheersen van de non-brandstofkost
Onaangepast rijgedrag van de chauffeur/werknemer kent – naast een nefaste invloed op de factor verkeersveiligheid, naast oplopende brandstofrekening – ook en niet in het minst kostengenererende gevolgen op de onderhouds-/reparatieparameters. Vlootbeheerders hebben lang niet altijd een duidelijk zicht op het rijgedrag van hun chauffeurs. Controle en bijsturing is dus moeilijk maar daarom niet onmogelijk.
Waardevermindering van de voertuigen – en de dagelijkse slijtage – wegen op bedrijfsresultaten. Goed onderhoud en opvolging daarvan doen de kans op onverwachte technische problemen afnemen. Naast een aangepast rijgedrag van de chauffeur, blijft een consistent op te volgen voertuigonderhoud de beste manier om de levensduur van het voertuig te verlengen, de waarde ervan te behouden en onverwachte inactiviteit te vermijden. Inefficiëntie in het onderhoudsproces is makkelijk vast te stellen en een consistent opgevolgd onderhoudsschema zal de kans op onvoorziene voertuiginactiviteit en hogere reparatiekosten minimaliseren. Ook bij regelmatig geplande onderhoudscontroles blijft het daarom belangrijk het overzicht te bewaren van de mogelijke kleine en grotere voertuigproblemen. Problemen die vroeg of laat gegarandeerd inactiviteit en te vermijden herstelkosten veroorzaken.
Brandstofbesparing
Brandstofkosten vormen, naast de chauffeurs-/loonkosten, de gewichtigste kostenpost in het becijferen van operationele kilometerkostprijs. Wat zijn hier de mogelijkheden tot besparing? Het klinkt cliché, maar de meest belangrijke factor die het brandstofverbruik positief of negatief beïnvloedt is en blijft de rijstijl die een chauffeur er op nahoudt. En niet enkel de rijstijl, want overmatig stationair draaiende motoren slurpen ook aan de brandstoftank. Intensieve rijstijltraining leert chauffeurs alvast hoe ze maximaal op brandstof kunnen besparen.
Naast het aangepast rijgedrag blijft het rijden met de juiste bandenspanning een nog vaak onderschat maar belangrijk ‘instrument’ om op brandstofkosten te besparen. De juiste bandenspanning helpt – als gevolg van verminderde rolweerstand – bijdragen tot een optimaal kilometerrendement en dus een lager brandstofverbruik. Onaangepaste bandendruk kan het brandstofverbruik met meer dan 2% doen stijgen.
Een effectief hulpmiddel om te besparen op het brandstofverbruik van een vloot bestaat in het verlagen van de ingestelde maximumsnelheid in de snelheidsbegrenzers. Praktijk wees uit dat indien de snelheidsbegrenzer afgesteld wordt op 85 km/u (in plaats van 90 km/u) het brandstofverbruik met 7% afneemt. Ook het vaker gebruiken van cruisecontrole waardoor langer constante snelheden worden aangehouden, werkt brandstofbesparend.
Het monteren van spoilers, fenders en sideskirts kan de luchtweerstand van een voertuig reduceren en in een aantal gevallen tot enkele procenten brandstofbesparing leiden.
Nutteloze brandstofkosten
Besparen op brandstofkosten betekent tevens dat men oog moet hebben voor een aantal factoren die onrechtstreeks kunnen bijdragen tot een oplopend brandstofverbruik. Zo is een routeplanner niet enkel nuttig voor het nakomen van stipte leveringstijden, maar ook medebepalend voor lagere brandstofkosten. Voertuigen die langer onderweg zijn van en naar hun bestemming zorgen voor een hogere brandstofrekening. Niet onbelangrijk als men weet dat bijna 2/3e van de bevraagde wagenparkbeheerders verklaren dat een op de drie bestemmingen niet binnen de vooropgestelde aankomsttijd hun bestemming bereiken.
Wagenparkbeheerders moeten zich ook de vraag stellen in hoeverre vlootvoertuigen en de brandstof door de chauffeurs gebruikt worden voor privéverplaatsingen. Een moeilijk te beheersen impact. Tenminste zonder gps/routeplanners bestaan er weinig middelen om na te gaan of chauffeurs de vlootvoertuigen na hun werkuren benutten en vlootbrandstof verbruiken.
Anderzijds moet men zich als wagenparkbeheerder en bij het beheersen van de brandstofrekening durven afvragen of het aantal voertuigen in de vloot juist bepaald werd. Kunnen dezelfde bedrijfsprestaties niet met minder voertuigen gerealiseerd worden? Want, hoe meer vlootvoertuigen, hoe hoger de brandstofkost. Interessant in dit opzicht is of de dimensies van de gebruikte voertuigen niet overschat werden. Of niet in identieke mobiliteitsbehoeften kan voorzien worden door bijvoorbeeld, enkele lichte bestelwagens te vervangen door personenwagens (breaks of SUV’s) en zwaardere bestelwagens door lichtere modellen?
Elektrische energie is geen “nikskostende” brandstof!
De prijs van fossiele brandstoffen is en blijft een parameter waarop men als wagenparkbeheerder geen invloed heeft, tenzij ernaar te streven dat de voertuigen zo spaarzaam mogelijk met brandstof omspringen. Vlootbeheerders die mede daardoor geneigd zijn om voor elektrische voertuigen te opteren, moeten beseffen dat ook de prijs voor elektrische energie een kostenfactor is waarop men geen invloed heeft.
Geëlektrificeerde voertuigen (EV’s en PHEV’s) hebben een hogere aanschafprijs maar de operationele kosten liggen (theoretisch) lager, zeker voor puur elektrische voertuigen. Ook voor commerciële toepassingen kunnen EV’s en plug-inhybrides daardoor een optie vormen. Zeker voor toepassing in stedelijk gebied. Maar door de beperkte actieradius van EV’s blijven ze ongeschikt voor internationaal gebruik.
Bij TCO-berekeningen van EV’s en PHEV’s wordt tot vandaag terecht de nadruk gelegd op het verlaagd (PHEV) of het tot zero herleid (EV) fossiele brandstofgebruik. Maar het herladen van batterijen kan en zal eveneens zijn invloed hebben op de operationele km-kostprijs. Want elektrische energie is beslist geen “nikskostende” brandstof en ook dat is een parameter waarop men als wagenparkbeheerder geen invloed heeft.
Tank- en laadkaarten
In het beheersen van de brandstofkost kunnen tankkaarten een hulp vormen. Een garantie tegen misbruik vormen ze niet, zo leert de praktijk, al kan de tankkaartintegratie in de systeemadministratie een middel zijn om het tankmisbruik in te dijken. Men kan op die manier o.m. controleren of de hoeveelheid getankte brandstof groter is dan wat het voertuig normaal verbruikt. Of nagaan of brandstof (diesel, benzine, lpg, CNG) wordt getankt die gebruikt wordt in de betreffende vlootwagen. Wat laadkaarten betreft blijft het nodig om te controleren of de laadkaart enkel wordt gebruikt voor het chargeren van het voertuig, waarvoor de laadkaart werd uitgereikt.
Opvolging van dat alles vraagt tijd. En die tijd zal toenemen naarmate het aantal te beheren vlootwagens stijgt. Ook hier kan telematica fungeren als besparing op tijdrovende controle en administratie.
Checks & balances
Inzicht in kostenbepalende parameters illustreert dat er talrijke opties zijn om de operationele kilometerkostprijs te beheersen. Maar beheersen vraagt beheer en dat wordt pas effectief door strikte controle en het maandelijks monitoren van die controles. Al die opvolgingen moeten opgeslagen worden en die data moeten voortdurend worden vergeleken om gemiddelden te bepalen en meteen actie te ondernemen wanneer markante afwijkingen aan het licht komen.
Wagenparkbeheer en handmatige administratie daarvan vormt niet langer een optie. Het is niet enkel tijdrovend, maar vooral inefficiënt en met kans op fouten. Geen garantie evenmin voor het optimale ‘checks and balances’-proces. Geautomatiseerde en softwaregestuurde fleetmanagementtechnieken stellen vlootbeheerders niet alleen in de mogelijkheid om adequaat aan controleprocessing te doen. Ze dragen ook bij tot de digitale promotie van brandstofzuinig en veilig rijgedrag, waardoor ongevallenrisico's verminderen en de brandstofkosten beheerst worden.
Vlootsoftware
Het softwaregestuurd opvolgen van het brandstofverbruik zal ongetwijfeld besparingsmogelijkheden aan het licht brengen. Dankzij software bieden fleetmanagementsystemen mogelijkheid om preventief en op maat van ieder wagenpark onderhoudsschema’s te ontwikkelen. Dit aan de hand van kilometerregistratie, aantal uren dat de motor effectief draait, etc. Maar met behulp van dergelijke software beschikt men ook over data zoals aantal storingen, startpogingen, wegsleepacties en herstelinterventies.
Gps-trackingsoftware stelt wagenparkbeheerders in staat om de voertuigen te volgen. Dat resulteert in overzichten met exacte voertuiglocatie, de status van hun opdracht, geschatte aankomst- of leveringstijden. Met efficiëntere dispatching en trajectoptimalisatie als gevolg. Of, om vanuit dispatching het meest efficiënte traject uit te stippelen.
Softwarerapportage op maat van het bedrijf helpt de kosten verlagen omdat men beschikt over gedetailleerde, op maat gegenereerde fleetraporten die nuttige informatie leveren met – niet onbelangrijk – correcte kilometer- en ritregistratie.
Fleetsoftware (kan) waarschuwen en melden over gevaarlijk rijgedrag en de verkeersveiligheid verbeteren. Door hun chauffeurs zo te volgen, kan de vlootbeheerder hun rijgedrag monitoren, gevaarlijk rijgedrag identificeren en nutteloze koetswerk- of andere schades minimaliseren.
