Comment gérer les coûts opérationnels de votre flotte?
Un aperçu clair des coûts réels du parc automobile est nécessaire afin d'optimiser le potentiel d'économies d'un parc de véhicules. Toutefois, cette maîtrise des coûts devient chaque jour plus complexe et plus lourde en temps. Les entrepreneurs, grands et petits, des PME de tous les secteurs, espèrent réduire au maximum les coûts opérationnels de leur flotte et trouvent souvent une solution dans la technologie télématique.
Comment accroître l'efficacité et la productivité d'un parc automobile tout en maîtrisant les coûts d'exploitation ? Dans le calcul des coûts de la flotte, le coût au kilomètre constitue une base importante. Cela comprend tous les coûts - tant variables que fixes - inclus dans le taux kilométrique. Les frais fixes concernent la possession, la location ou la mise à disposition d'un véhicule, qu'il soit en service ou à l'arrêt. Les coûts variables augmentent ou diminuent avec l'utilisation plus ou moins efficace d'un véhicule. Ce sont également des coûts qui augmenteront proportionnellement plus vite qu'ils ne diminueront à mesure que le nombre de kilomètres réellement parcourus évolue. La répartition des coûts fixes et variables laisse immédiatement apparaître la position numéro un du coût du carburant dans le calcul du prix au kilomètre opérationnel. C'est aussi un poste de dépenses qui permet au gestionnaire de la flotte de programmer certains 'ajustements' si nécessaires.
Carburant et autres coûts variables 'croissants'
Selon Deloitte, le coût du carburant ne doit pas faire oublier les autres paramètres de coût. Par exemple, selon Deloitte, environ 15% des coûts variables des véhicules (de la flotte européenne moyenne) sont imputables à l'entretien, aux réparations ou aux dépenses d'assistance et de dépannage. De plus, ces coûts ont augmenté de 29% entre 2016 et 2019. Les raisons de cette augmentation? L'utilisation croissante de matériaux légers dans les carrosseries et les châssis.
C'est un choix qui permet de réduire la consommation de carburant et donc les émissions de CO2, mais la réparation et la révision des pièces légères ne sont pas sans conséquence. L'installation accrue de systèmes d'assistance au conducteur et d'un éclairage avancé des véhicules a également entraîné une augmentation (considérable) des coûts de réparation. L'entretien et la réparation des véhicules constituent donc un élément de coût qui ne peut être ignoré. Comme pour les coûts du carburant, si l'entretien et les réparations font l'objet d'un suivi et d'un contrôle moins stricts par les gestionnaires de la flotte, cela entraînera inévitablement une augmentation des coûts d'exploitation de cette dernière.
Contrôle des coûts hors carburant
Un comportement de conduite inapproprié de la part du conducteur/employé implique non seulement un risque accru en matière de sécurité routière, mais aussi une hausse de la consommation de carburant, et surtout, des conséquences coûteuses en matière d'entretien/réparation. Les gestionnaires de flotte n'ont pas toujours une vision claire du comportement de leurs conducteurs. Le contrôle et l'ajustement sont donc difficiles mais pas impossibles.
La dépréciation des véhicules - et l'usure quotidienne - représentent également un coût pour l'entreprise. Une bonne maintenance et un bon suivi réduisent les risques de problèmes techniques inattendus. Outre le comportement approprié du conducteur, un entretien régulier du véhicule est le meilleur moyen de prolonger la durée de vie de ce dernier, de maintenir sa valeur et d'éviter les temps d'arrêt imprévus.
Les erreurs d'efficacité commises dans le processus d'entretien sont faciles à repérer et un calendrier d'entretien suivi de manière cohérente minimisera les risques d'inactivité imprévue du véhicule et de coûts de réparation plus élevés. Même avec des entretiens réguliers, il est donc important de garder une trace des éventuels problèmes mineurs et majeurs du véhicule. Des problèmes qui, tôt ou tard, seront responsables de temps d'arrêt et de coûts de réparation qui auraient alors pu être évités.
Économies de carburant
Les coûts de carburant sont, après les coûts salariaux des conducteurs, le poste le plus important dans le calcul des coûts kilométriques opérationnels. Quelles sont les possibilités d'économies ici? Cela peut sembler cliché, mais le facteur le plus important qui influence positivement ou négativement la consommation de carburant sera toujours le style de conduite d'un conducteur. Et pas seulement le style sur route, car les moteurs qui tournent trop à 'arrêt impliquent aussi une consommation élevée. Une formation intensive au style de conduite apprend aux conducteurs comment économiser le plus de carburant possible.
Outre un comportement de conduite adapté, conduire avec la bonne pression des pneus reste un 'outil' souvent sous-estimé mais pas moins important pour économiser sur les coûts de carburant. La bonne pression des pneus permet - grâce à un frottement réduit - d'obtenir un rendement au kilomètre optimal et donc une consommation de carburant réduite. Une pression insuffisante des pneus peut augmenter la consommation de carburant de plus de 2%.
Pour réduire la consommation de carburant d'une flotte, enfin, vous pouvez aussi réduire la vitesse maximale fixée dans le limiteur de vitesse. L'expérience pratique a montré que si le limiteur de vitesse est réglé à 85 km/h (au lieu de 90 km/h), la consommation de carburant diminue de 7%. L'utilisation plus fréquente du régulateur de vitesse, qui vous permet de maintenir une vitesse constante plus longtemps, permet également d'économiser du carburant.
L'installation de spoilers, d'ailerons et le fait de rabaisser le châssis peut réduire la résistance à l'air d'un véhicule et, dans certains cas, entraîner des économies de carburant de plusieurs pour cent.
Frais de carburant inutiles
Faire des économies sur les coûts de carburant signifie également garder à l'œil un certain nombre de facteurs qui peuvent indirectement contribuer à l'augmentation de la consommation de carburant. Par exemple, un planificateur d'itinéraire est non seulement utile pour respecter les délais de livraison, mais il permet également de réduire les coûts de carburant. Les véhicules qui passent plus de temps sur la route pour se rendre à leur destination et en revenir ont inévitablement une facture de carburant plus élevée. Ce n'est pas négligeable quand on sait que près des 2/3 des gestionnaires de flotte interrogés déclarent qu'un véhicule sur trois n'atteint pas sa destination dans les délais prédéfinis.
Les gestionnaires de flotte doivent également se demander dans quelle mesure les véhicules et le carburant de la flotte sont utilisés par les conducteurs pour des trajets privés. Un impact difficile à gérer. Sans GPS/planificateur d'itinéraire, impossible de vérifier si les conducteurs utilisent les véhicules de la flotte après leurs heures de travail et consomment le carburant de la flotte.
D'autre part, en tant que gestionnaire de flotte et dans le cadre du contrôle des factures de carburant, il faut oser se demander si le nombre de véhicules de la flotte a été bien calculé. Ne pourrait-on pas obtenir les mêmes performances commerciales avec moins de véhicules? Car, plus la flotte de véhicules est importante, plus le coût du carburant est élevé.
Ce qui est intéressant à cet égard, c'est de savoir si les dimensions des véhicules utilisés n'ont pas été surestimées. Ne pourrait-on pas répondre à des besoins de mobilité identiques, par exemple en remplaçant certains fourgons légers par des voitures particulières (breaks ou SUV) et les fourgons plus lourds par des modèles plus légers?
Non, L'électricité ne coûte pas 'rien'!
Le prix des combustibles fossiles est et reste un paramètre sur lequel le gestionnaire de flotte n'a aucune influence, à part en veillant à ce que les véhicules utilisent le carburant le moins cher possible. Les responsables de flotte qui soutiennent les véhicules électriques doivent comprendre que le prix de l'énergie électrique est également un facteur de coût sur lequel ils n'auront aucune influence.
Les véhicules électriques (VE et PHEV) coûtent plus cher à l'achat mais les coûts d'exploitation sont (théoriquement) plus bas, certainement pour les véhicules électriques purs. Pour les applications commerciales également, les VE et les hybrides rechargeables peuvent donc être une option. Certainement pour une utilisation dans les zones urbaines. Mais la gamme limitée de VE signifie qu'ils ne sont pas adaptés à une utilisation internationale.
Les calculs du TCO des VE et des VEHR mettent aujourd'hui l'accent, à juste titre, sur une consommation réduite (VEHR) ou nulle (VE) de combustibles fossiles. Mais la recharge des batteries peut avoir et aura également un impact sur le prix du kilomètre opérationnel. En effet, l'électricité ne coûte évidemment pas 'rien', et c'est un autre paramètre sur lequel le gestionnaire de flotte n'a aucune emprise.
Cartes de carburant et de paiement
Les cartes de carburant peuvent être utiles pour contrôler les coûts de carburant. La pratique montre qu'elles ne constituent pas une garantie contre les abus, bien que l'intégration de la carte de carburant dans l'administration du système puisse être un moyen de limiter les abus. Il est possible de vérifier si la quantité de carburant utilisée est supérieure à celle normalement consommée par le véhicule. Ou bien de vérifier si c'est bien le carburant (diesel, essence, GPL, GNC) propre au véhicule de la flotte qui a été payé. En ce qui concerne les cartes de recharge, il faut encore pouvoir s'assurer que la carte est uniquement utilisée pour recharger le véhicule pour lequel elle a été émise.
Ces mesures de suivi prennent beaucoup de temps, et encore plus à mesure que le nombre de véhicules du parc automobile à gérer augmente. Là aussi, la télématique peut permettre d'économiser du temps de contrôle et d'administration.
Contrôles et vérifications
L'examen des paramètres de détermination des coûts montre qu'il existe de nombreuses possibilités pour contrôler le prix du kilomètre opérationnel. Mais ce contrôle exige une bonne gestion et ne peut être efficace que si on applique un contrôle strict et un suivi mensuel de ces mesures. Chaque étape du suivi doit être enregistrée et les données ainsi générées doivent être constamment comparées afin de déterminer des moyennes et de prendre des mesures immédiates en cas de forts écarts.
La gestion et l'administration manuelles de la flotte ne sont plus possibles. Elles coûtent trop cher en temps, et sont surtout inefficaces et sujettes à des erreurs. Elles ne garantissent pas non plus un équilibre des pouvoirs optimal. Les techniques automatisées et logicielles de gestion de flotte ne permettent pas seulement aux gestionnaires de flotte d'effectuer un traitement de contrôle adéquat. Elles contribuent également à soutenir de manière numérique un comportement de conduite sûr et économe en carburant, réduisant ainsi le risque d'accident et permettant un meilleur contrôle des coûts de carburant.
Logiciels de gestion de flotte
Le contrôle de la consommation de carburant par logiciel permet de mettre en lumière les économies potentielles. Grâce à des logiciels, les systèmes de gestion de flotte offrent la possibilité d'élaborer des programmes d'entretien préventif et sur mesure pour chaque flotte. Cela se fait sur la base des relevés de kilomètres, du nombre d'heures de fonctionnement effectif du moteur, etc. Mais à l'aide de ces logiciels, on dispose également de données telles que le nombre de pannes, de tentatives de démarrage, de remorquages et d'interventions de réparation.
Le logiciel de suivi GPS permet aux gestionnaires de flottes de suivre les véhicules. Il en résulte des aperçus avec la localisation exacte des véhicules, le statut de leur affectation, l'estimation des délais d'arrivée ou de livraison. Cela permet égalemenet d'optimiser le dispatching et les itinéraires. Ou encore, de déterminer l'itinéraire le plus efficace depuis le dispatching.
Les logiciels de reporting sur mesure contribuent à réduire les coûts en fournissant des rapports de flotte détaillés et personnalisés qui fournissent des informations utiles avec - ce qui n'est pas sans importance - un enregistrement correct du kilométrage et du trajet.
Les logiciels de gestion de flotte peuvent signaler et mettre en garde contre les comportements de conduite dangereux et améliorer la sécurité routière. En suivant ainsi ses conducteurs, le gestionnaire de flotte peut surveiller leur comportement au volant, identifier les comportements dangereux et minimiser les réparations de carrosserie inutiles ou autres dommages.
