Voorkom 5 veelgemaakte fouten bij het kiezen van een ERP-systeem
Het kiezen van een nieuw ERP-systeem is een complexe, maar cruciale beslissing voor maakbedrijven. Een goed gekozen systeem kan processen efficiënter maken, de kosten verlagen, de besluitvorming verbeteren en concurrentievoordeel opleveren, terwijl een verkeerde keuze juist kan leiden tot inefficiënties en onnodige kosten. Funest voor een sector die kampt met hoge loon- en energiekosten en een afname van industriële activiteit.
Lissa Verhoog, product marketing manager bij ECI Software Solutions, ziet vijf veelgemaakte fouten in het selectieproces. In dit artikel geeft zij aan hoe ze vermeden kunnen worden.
1. Onduidelijke bedrijfsdoelstellingen
Een veelvoorkomende valkuil is het ontbreken van duidelijke doelen. Zonder te bedenken, bespreken, bevragen en vastleggen wat een ERP-systeem moet verbeteren, lopen maakbedrijven het risico een oplossing te kiezen die niet aansluit op de bedrijfsbehoeften.
Hoe te voorkomen?
Bepaal vooraf de belangrijkste verbeterpunten, zoals efficiëntere productie, een betere klantervaring, naleving van regelgeving of een snellere time-to-market. Betrek verschillende afdelingen om realistische en relevante doelstellingen te formuleren en maak ze meetbaar, bijvoorbeeld door te streven naar een daling van productiefouten met 20% of een snellere orderverwerking. Zo wordt de impact van het nieuwe systeem duidelijk en succes meetbaar.
2. Geen inzicht in specifieke bedrijfsvereisten
Sommige bedrijven maken de fout om een ERP-systeem te kiezen op basis van generieke functionaliteiten, zonder voldoende inzicht te hebben in hun specifieke bedrijfsvereisten. Dit kan leiden tot een keuze die niet goed aansluit bij de unieke productieprocessen van het bedrijf.
Hoe te voorkomen?
Identificeer welke functies essentieel zijn. Denk aan personeelsplanning, voorraadbeheer of compliance-tools. Daarnaast is het raadzaam om te onderzoeken welke systemen concurrenten gebruiken en welke voordelen zij behalen met deze keuze. Het opstellen van een prioriteitenlijst, met de indeling 'essentieel', 'wenselijk' en 'niet noodzakelijk', helpt om een weloverwogen keuze te maken en het systeem te vinden dat het beste aansluit bij de specifieke behoeften.
3. De gebruikerservaring onderschatten
Zelfs het meest geavanceerde ERP-systeem levert geen voordelen op als medewerkers er niet goed mee kunnen werken. Een onoverzichtelijk of complex systeem leidt tot frustratie en verminderde productiviteit.
Hoe te voorkomen?
Vraag demo's en proefversies aan om het systeem in de praktijk te ervaren en te testen of het voldoet aan de behoeften. Betrek bovendien eindgebruikers bij het selectieproces. Ze werken dagelijks met het systeem en hun feedback geeft inzicht in de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit van het systeem. Investeer bovendien in trainingen en ondersteuning. Dit zorgt ervoor dat de implementatie soepel verloopt, medewerkers het systeem effectief kunnen gebruiken en eventuele problemen snel worden opgelost.
4. Een onrealistisch budget
Sommige bedrijven onderschatten de totale kosten van een ERP-implementatie. Naast licentiekosten moet rekening gehouden worden met implementatie, training, onderhoud en eventuele maatwerkoplossingen.
Hoe te voorkomen?
Maak een gedetailleerd kostenoverzicht, inclusief eventuele verborgen kosten zoals datamigratie. Dit voorkomt verrassingen tijdens het implementatieproces en zorgt voor een realistischer beeld van de totale investering. Daarnaast is het verstandig om een buffer aan te houden voor onverwachte uitgaven die tijdens de implementatie kunnen optreden. Weeg de kosten zorgvuldig af tegen de verwachte Return on Investment (ROI). Veel bedrijven realiseren binnen twee jaar een rendement van ongeveer 52 procent op hun ERP-investering, wat de keuze rechtvaardigt.
5. Onderschatten van leverancier-ondersteuning
Een ERP-systeem is geen eenmalige aanschaf, maar een doorlopende samenwerking met de leverancier. Slechte ondersteuning leidt tot vertragingen, inefficiënties en extra kosten.
Hoe te voorkomen?
Kies een leverancier die branchespecifieke ervaring heeft en laat het systeem goed aansluiten bij de behoeften en processen van de organisatie. Daarnaast is het van belang om de servicevoorwaarden te controleren, zoals responstijden en de frequentie van updates, om ervoor te zorgen dat de ondersteuning voldoet aan de verwachtingen. Vraag ook referenties en ervaringen van vergelijkbare bedrijven op om te zien hoe de leverancier presteert in de praktijk en wat de meerwaarde van het systeem is.
Een paar feiten
• Fabrikanten zijn de grootste gebruikers van ERP-systemen en daardoor goed voor een groot deel van de wereldwijde ERP-markt.
• 53% van de organisaties is momenteel bezig met het upgraden van zijn ERP-oplossing om concurrerend te blijven.
• Bedrijven die een ERP-systeem implementeren, melden vaak een aanzienlijke verbetering in efficiëntie, met sommige rapporten die een tijdsbesparing van meer dan 30% laten zien.
• Innovatie wordt gestimuleerd door ERP: 79% van de organisaties geeft aan dat hun ERP hen heeft geholpen om sneller in te spelen op veranderende marktomstandigheden.
Vergroot de kans op een succesvolle ERP-implementatie
Het kiezen van een ERP-systeem is een investering in de bedrijfstoekomst en wordt makkelijker met de hulp van een ERP-keuzegids. Duidelijke doelstellingen, een goede analyse van de bedrijfsbehoeften, een realistisch budget en de keuze voor een betrouwbare leverancier, vergroten de kans op een succesvolle implementatie. En neem ook de gebruikerservaring serieus. Een goed ERP-systeem optimaliseert bedrijfsprocessen en legt een sterke basis voor verdere groei in de maakindustrie.
DRUKKERIJSTRAAT 11D
9240 ZELE
+3252578844
Belgium-info@ecisolutions.com
www.ecisolutions.com
