5 erreurs à éviter lors du choix d'un système ERP
Le choix d'un nouveau système ERP est une décision complexe mais cruciale pour les entreprises manufacturières. Un système bien choisi peut rendre les processus plus efficaces, mais aussi contribuer à réduire les coûts, améliorer la prise de décision et procurer un avantage concurrentiel, tandis qu'un mauvais choix a vite fait de mettre à mal votre efficacité et de générer des coûts inutiles. Une situation fatale pour un secteur qui doit faire face à des coûts de main-d'œuvre et d'énergie élevés et à un déclin de l'activité industrielle.
Lissa Verhoog, responsable du marketing produit chez ECI Software Solutions, relève cinq erreurs courantes dans le processus de sélection. Dans cet article, elle explique comment les éviter.
1. Des objectifs commerciaux peu clairs
L'absence d'objectifs clairs est un écueil courant. Si elles n'envisagent pas, ne discutent pas, ne remettent pas en question et ne consignent pas ce qu'un système ERP devrait améliorer, les entreprises manufacturières courent le risque de choisir une solution qui ne correspond pas aux besoins de l'entreprise.
Comment l'éviter?
Identifiez à l'avance les principaux domaines d'amélioration, tels qu'une production plus efficace, une meilleure expérience client, la conformité aux réglementations ou un délai de mise sur le marché plus court. Impliquez les différents services pour fixer des objectifs réalistes et pertinents et les rendre mesurables, par exemple en visant une réduction de 20% des erreurs de production ou un traitement plus rapide des commandes. L'impact du nouveau système sera ainsi clair et son succès mesurable.
2. Aucune compréhension des besoins spécifiques de l'entreprise
Certaines entreprises commettent l'erreur de choisir un système ERP sur la base de fonctionnalités génériques, sans comprendre suffisamment leurs besoins spécifiques. Cela peut conduire à un choix qui ne correspond pas aux processus de fabrication uniques de l'entreprise.
Comment l'éviter?
Identifiez les fonctions essentielles. Pensez à la planification des effectifs, à la gestion des stocks ou aux outils de conformité. Il est également conseillé d'étudier les systèmes utilisés par les concurrents et les avantages qu'ils tirent de ce choix. La préparation d'une liste de priorités, classant les fonctions 'essentielles', 'souhaitables' et 'non nécessaires', permet de faire un choix éclairé et de trouver le système qui répond le mieux aux besoins spécifiques.
3. Sous-estimer l'expérience de l'utilisateur
Même le système ERP le plus sophistiqué n'apporte aucun avantage si les employés ne peuvent pas travailler correctement avec lui. Un système encombré ou complexe est source de frustration et de baisse de productivité.
Comment l'éviter?
Demandez des démonstrations et des versions d'essai pour découvrir le système dans la pratique et vérifier s'il répond aux besoins. De plus, faites participer les utilisateurs finaux au processus de sélection. Ils travaillent avec le système tous les jours et leurs commentaires donnent une idée de la facilité d'utilisation et de la fonctionnalité du système. En outre, investissez dans la formation et l'assistance. Cela garantit une mise en œuvre sans heurts, les employés peuvent utiliser le système efficacement et les problèmes éventuels sont résolus rapidement.
4. Un budget irréaliste
Certaines entreprises sous-estiment le coût total de la mise en œuvre d'un système ERP. Outre les coûts de licence, il faut tenir compte de la mise en œuvre, de la formation, de la maintenance et des éventuelles solutions personnalisées.
Comment éviter cela?
Établissez un aperçu détaillé des coûts, y compris les coûts cachés tels que la migration des données. Cela permet d'éviter les surprises au cours du processus de mise en œuvre et donne une image plus réaliste de l'investissement total. En outre, il est judicieux de garder une réserve pour les dépenses imprévues qui pourraient survenir pendant la mise en œuvre. Pesez soigneusement les coûts par rapport au retour sur investissement (RSI) escompté. De nombreuses entreprises réalisent un retour sur investissement d'environ 52% en deux ans, ce qui justifie leur choix.
5. Sous-estimer l'assistance du fournisseur
Un système ERP n'est pas un achat unique, mais un partenariat permanent avec le fournisseur. Un support médiocre entraîne des retards, des inefficacités et des coûts supplémentaires.
Comment l'éviter?
Choisissez un fournisseur qui dispose d'une expérience spécifique dans le secteur et faites en sorte que le système soit correctement aligné sur les besoins et les processus de l'organisation. Il est également important de vérifier les conditions de service, telles que les temps de réponse et la fréquence des mises à jour, afin de s'assurer que l'assistance répond aux attentes. Demandez également des références et des expériences d'entreprises similaires pour voir comment le fournisseur se comporte dans la pratique et quelle est la valeur ajoutée du système.
Quelques faits
- Les fabricants sont les plus grands utilisateurs de systèmes ERP, représentant une part importante du marché mondial des ERP.
- 53% des entreprises modernisent actuellement leur solution ERP pour rester compétitives.
- Les entreprises qui mettent en œuvre un système ERP font souvent état d'une amélioration significative de l'efficacité, certains rapports faisant état d'un gain de temps de plus de 30%.
- L'innovation est stimulée par l'ERP: 79% des organisations déclarent que leur ERP les a aidées à réagir plus rapidement à l'évolution des conditions du marché.
Augmenter les chances de réussite de la mise en œuvre d'un système ERP
Le choix d'un système ERP est un investissement dans l'avenir de l'entreprise et devient plus facile avec l'aide d'un guide de sélection ERP. Des objectifs clairs, une bonne analyse des besoins de l'entreprise, un budget réaliste et le choix d'un fournisseur fiable augmentent les chances de réussite de la mise en œuvre. L'expérience de l'utilisateur doit également être prise au sérieux. Un bon système ERP optimise les processus d'entreprise et jette des bases solides pour la croissance future de l'industrie manufacturière.
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