10 tips voor het betere AV-werk

AV-spelers dringen aan op betrokkenheid, duidelijkheid en menselijkheid

Elk evenement is een huzarenstuk om op te starten en goed af te sluiten. Niet het minst belangrijke aspect daarbij is het audiovisuele verhaal. Om dit in goede banen te leiden, is wel wat voorbereiding, omkadering en logistieke ondersteuning nodig. Licht, beeld, geluid, structuur en IT dienen immers perfect samen te vloeien en dit gaat niet over één nacht ijs.

10 handige TIPS

In dit artikel geven we u 10 belangrijke tips mee. Zowel corporate eventmanagers als professionele eventorganisatoren kunnen er hun voordeel mee doen. We staan ook nog even stil bij 2 belangrijke thema's.

Start op tijd

Betrek je technische partner vanaf de ontwikkeling van je eventconcept. Bereid intern de meeting goed en tijdig voor en stel ook technische vragen aan alle presentatoren zodat de bureaus tijdig een offerte bij hun toeleveranciers kunnen aanvragen. Hoeveel en welke microfoons moeten er voorzien worden? Moet er klank aanwezig zijn bij de presentatie? Moet de presentatie gelivestreamd worden?

Niet elke act is technisch mogelijk in iedere venue.
Technische mensen zullen daar meteen op wijzen

Bij de ontwerpfase is het ook belangrijk dat de mening van een technicus gevraagd wordt. Soms worden plannen gemaakt door personen die technisch onvoldoende kennis hebben, en dat zorgt voor problemen. Alleen door een juiste keuze van materialen, hun opstelling en inplanting kan vaak veel geld worden bespaard. Ook is niet elke act technisch mogelijk in iedere venue, of komt deze soms totaal niet tot zijn recht. Technische mensen zullen daar meteen op wijzen.

Offerte

Bespreek en brief jouw AV-partners heel goed en vraag een zo gedetailleerd mogelijke offerte op en bespreek deze samen met diegene die ze opmaakte. Bij nabesprekingen zal je dan niet voor verrassingen staan indien extra apparatuur gevraagd wordt.

Een betrouwbare AV-partner zal, als hij volledig is ingelicht en mee helpt het concept van het event technisch uit te tekenen, normaal nooit zijn offerte aanpassen! Over de offerte valt één en ander te vertellen, vandaar ook het aparte hoofdstukje in dit artikel.

Locatie

Selecteer de juiste ruimte. Welk soort vergadering vindt er plaats? Wat zijn de verschillende wensen en eisen? Is er verduistering mogelijk? Is er een aparte toegang voor levering en afhaling van zwaar materiaal? Zullen alle aanwezigen goed zicht hebben? Is er een (aparte) parking?

Het kan ook handig zijn om een technisch verantwoordelijke mee te nemen op locatiebezoek. Hij zal ervoor zorgen dat de klant een technisch realiseerbaar geheel voorgesteld krijgt. Een betrouwbare AV-partner zal altijd eerst, indien hij de locatie niet kent, een locatiebezoek doen alvorens zijn offerte te maken.

Geef de bereikbaarheid van de locatie ook door aan je partner. Zijn er wegenwerken, wat is de ideale route met de vrachtwagen, wat zijn de laad- en lostijden? Zo verliezen ook zij geen tijd.

Opbouwfasen en dry-run

Vanaf de opbouwfase moet er op de venue één persoon met eindverantwoordelijkheid aangeduid worden. Zo kan er afgestemd worden en wordt dubbel werk vermeden. Voorzie zeker een dry-run. Negeer sprekers die op voorhand beweren dat ze het allemaal kennen en kunnen, want elke situatie is verschillend.

Geef de technici de tijd om hun instellingen rustig te maken. Vraag ook tijdig de presentaties op, want veel sprekers komen pas in laatste instantie toe en dan blijken bronbestanden op de USB te ontbreken of heb je bv. het probleem dat Apple en pc niet 100% compatibel zijn …

Ook voor het geluid is een korte soundcheck een toegevoegde waarde, alsook een degelijk prikken van de spreker door een ervaren technicus. Afspraken met de lichttechnieker kunnen ook voorkomen dat de spreker net daar zal staan waar geen of minder licht was voorzien.

Interactiviteit

Zorg tijdens je event zeker voor interactiviteit: een catchbox, een voting, een crowdbeamer … Tegenwoordig zijn er heel wat mogelijkheden om het publiek attent te houden. Zie ook een apart hoofdstuk hierover.

Content

Verzorg de content van jouw evenement, maak die tijdig op, doorloop die met de sprekers. Voeg alle content samen en maak deze aan in functie van de techniek.

Meertalig publiek

Vreemd, maar toch wordt meertaligheid in België soms over het hoofd gezien. Ken jouw publiek!

Crewleden zijn ook mensen

Houd ook rekening met het feit dat technici, obers, hostessen … ook maar mensen zijn. Als je de zaal slechts 1 dag boekt omdat ze anders te duur wordt, maar vervolgens eist dat de dry-run om 7 uur moet beginnen en de meeting pas laat zal eindigen om 20 uur, dan hebben die mensen al gauw een prestatie neergezet van meer dan 15 à 16 uur op 1 dag! Houd hier rekening mee. Maak afspraken met de gehuurde zalen en houd de eigen ruimtes voldoende lang vrij.

Maak van bij het begin duidelijke afspraken omtrent de timing (opbouw- en afbouwdagen) zodat goed personeel kan gereserveerd worden. Voorzie ook eten en drinken voor de technici, van begin tot eind. Die personen zijn vaak tot wel 20 uur weg van huis, moeten op onmogelijke uren starten en stoppen met werken en hebben zelf geen tijd om (warm) eten te voorzien. Dit lukt wel voor artiesten, die nota bene veel minder werken en veel meer verdienen, waarom lukt dit dan niet voor de crew?

Kwaliteit

Kies voor een gecertificeerde partner, een partner waarvan het personeel degelijke veiligheids- en technische opleidingen heeft genoten, de correcte verzekeringen kan voorleggen en eventueel een MVO-beleid volgt. Helaas bestaat hiervoor in deze sector nog geen certificaat.

Feedback

Geef feedback na ieder event, zowel positief als negatief. Iedere partner leert hier immers van bij. Voorzie bij grotere events een voorbereid debriefmoment en geef alle opmerkingen mee zodat alles in de toekomst beter kan. Sta ook open voor de opmerkingen van de technische partner. Ook al staan ze in voor klank, licht, beeld,… ze zien op vele evenementen wat wel en wat niet werkt.

VEILIGHEID

Welke veiligheidsdocumenten moet een AV-partner kunnen voorleggen?

Wettelijk moeten er eigenlijk geen documenten worden voorgelegd. Maar heel wat bedrijven vragen voor hun grote evenementen wel eens attesten op om een beter zicht te hebben op de engagementen van de eventkantoren waarmee ze in zee willen gaan. Dit is dan vaak in combinatie met een gedetailleerde risicoanalyse geschreven voor het specifieke event dat wordt georganiseerd.

Deze klanten doen ook wel eens een beroep op een veiligheidscoördinator die dan zelf documenten opvraagt. De periodieke keuringsattesten van alle hef- en hijstoestellen en stroomverdelingsunits zijn hiervan een mooi voorbeeld, ook een verzekeringsattest dat staaft dat jouw partner degelijk verzekerd is.

Minstens even belangrijk zijn de mensen die deze takels en motors hangen en plaatsen. Het gebeurt nog te regelmatig dat hier slordig en ondoordacht te werk wordt gegaan. Wat is een gekeurde takel waard als deze onveilig is geplaatst of boven zijn maximaal vermogen wordt belast?

Eventuele VCA-attesten (Veiligheids Checklist Aannemers) van personeelsleden en certificaten voor de technici die zelfrijdende hoogtewerkers of heftrucks besturen, zijn ook een meerwaarde, zeker als deze samen met een IPAF-certificaat kunnen worden voorgelegd.

De 'International Powered Access Federation (IPAF)' promoot het veilige en effectieve gebruik van hoogtewerkers wereldwijd in de breedste zin van het woord: door het verstrekken van technisch advies en informatie, door het beïnvloeden en interpreteren van wetgeving en normen en door veiligheidsinitiatieven en trainingsprogramma's.

Ook BA4/BA5-attesten met een goede basisopleiding, zoals de vakvereniging BESA (Belgian Event Suppliers Association) die aanbiedt, zijn een meerwaarde. Die attesten garanderen dat er veilig met elektriciteit kan worden gewerkt. Ten slotte moet de partner van al zijn brandbare materialen (doeken, hout, tapijten …) een brandwerend attest kunnen voorleggen.

TRENDS in av-sector

Wat zijn vandaag de belangrijkste AV-trends?

De belangrijkste is het 'collaboration verhaal': toeschouwers de mogelijkheid geven om het event al dan niet interactief te laten volgen via streaming of conferencing. Hybride oplossingen voorzien is meer dan ooit een vereiste. Vóór corona bestond hierbij nog wat drempelvrees bij de eindklant; die is vandaag zo goed als verdwenen.

Alle events op niveau zijn belevingsevenementen waarbij de informatie die de deelnemers krijgen even belangrijk is als de manier waarop ze deze krijgen

Interactiviteit wordt ook steeds vaker gevraagd. Hiervoor zijn vele mogelijkheden: voting, catchbox, quiz, multi-pip projecties (hiermee wordt het scherm verdeeld in een aantal kleinere beelden voor diverse functies). Het klassieke PowerPoint-verhaal is dood en begraven.

Alle events op niveau zijn belevingsevenementen waarbij de informatie die de deelnemers krijgen even belangrijk is als de manier waarop ze deze krijgen! Ook de tijd van het eenrichtingsverkeer van spreker naar zaal is gepasseerd. Momenteel is het veeleer interactie tussen spreker en publiek, en vooral dan aansluitend publiek onderling. Moderne apps maken het allemaal momenteel net iets sneller en flitsender, en vooral betaalbaarder voor vele bedrijven.

Met dank aan Auvicom, DB video, Phlippo, SLV Rent en Soundfield