10 CONSEILS POUR LE MEILLEUR TRAVAIL audiovisuel

Les acteurs AV Insistent sur l'implication, la clarté et l'humanité

Démarrer et bien terminer chaque événement est une prouesse. L'histoire audiovisuelle n'en est pas l'aspect le moins important. Pour mener ceci à bien, il faut bel et bien un peu de préparation, d'encadrement et de support logistique. En effet, il faut que la lumière, l'image, le son, la structure et l'informatique soient parfaitement harmonisés et cela ne se fait pas du jour au lendemain.

10 CONSEILS utiles

Dans cet article, nous vous donnons 10 conseils importants. Ils peuvent être intéressants aussi bien pour les gestionnaires d'événements en entreprise que pour les organisateurs d'événements professionnels. Nous abordons également brièvement deux thèmes importants.

Commencez à temps

Impliquez votre partenaire technique dès le développement de votre concept d'événement. Préparez bien le meeting en interne et à temps, et posez aussi des questions techniques à tous les présentateurs de telle sorte que les bureaux peuvent demander à temps une offre à leurs sous-traitants. Combien et quels microphones doivent être prévus? Le son doit-il être présent lors de la présentation? La présentation doit-elle être diffusée en direct?

Certains actes ne sont pas techniquement possibles dans certaines salles. Le personnel technique l'indiquera immédiatement

Lors de la phase de conception, il est aussi important de demander l'avis d'un technicien. Parfois, des plans sont établis par des personnes qui n'ont pas assez de connaissances techniques, et cela crée des problèmes. Rien qu'un bon choix des matériels, de leur disposition et de leur implantation peut déjà faire économiser beaucoup d'argent. Et chaque acte technique n'est pas possible dans chaque emplacement, ou n'atteint parfois pas totalement sa pleine efficacité. Le personnel technique l'indiquera aussitôt.

Offre

Discutez et informez-bien vos partenaires AV, demandez une offre la plus détaillée possible et discutez-la avec ceux qui l'ont rédigée. Lors de discussions ultérieures, vous ne serez pas surpris si des appareils supplémentaires sont demandés.

S'il est totalement informé et aide à esquisser le concept de l'événement d'un point de vue technique, un partenaire AV fiable n'adaptera jamais son offre normalement! Il y a bien des choses à dire à propos de l'offre, d'où aussi le chapitre séparé dans cet article.

Lieu

Sélectionnez le bon espace. Quel genre de réunion s'y déroule? Que sont les différents désirs et exigences? Une occultation y est-elle possible? Y a-t-il un accès séparé pour la livraison et l'enlèvement de matériel lourd? Toutes les personnes présentes auront-elles une bonne vision? Y a-t-il un parking (séparé)?

Il peut aussi être pratique de visiter le lieu avec un responsable technique. Il veillera à ce que le client se voit présenter un ensemble techniquement réalisable. Un partenaire AV fiable commencera toujours par visiter le lieu, s'il ne le connaît pas, avant de rédiger son offre.

Communiquez aussi l'accessibilité du lieu à votre partenaire. Des travaux routiers sont-ils en cours, quelle est la route idéale avec le camion, quelles sont les heures de chargement et de déchargement? Ainsi, ils ne perdent pas de temps, eux non plus.

Phases de construction et répétition

À partir de la phase de construction, une seule personne endossant la responsabilité finale doit être désignée sur l'emplacement. Ceci permet d'harmoniser les travaux et d'éviter le double travail. Prévoyez certainement une répétition. Ignorez les orateurs qui prétendent tout connaître et tout savoir, car chaque situation est différente.

Donnez aux techniciens le temps d'effectuer calmement leurs réglages. Demandez aussi à temps les présentations, car de nombreux orateurs n'arrivent qu'au dernier moment et des fichiers sources semblent alors manquer sur l'USB ou vous rencontrez p.ex. le problème qu'Apple et PC ne sont pas 100% compatibles …

Pour le son, une courte balance est une valeur ajoutée, ainsi qu'une bonne mise à l'épreuve de l'orateur par un technicien expérimenté. Des accords avec le technicien lumière peuvent aussi éviter que l'orateur se place juste là où la lumière n'est pas prévue ou est moins présente.

Interactivité

Veillez certainement à l'interactivité pendant votre événement: un catch box, un vote, un crowd beamer … Actuellement, les possibilités de maintenir l'attention du public sont nombreuses. Voir aussi le chapitre séparé à ce propos.

Contenu

Soignez le contenu de votre événement, établissez-le à temps, parcourez-le avec les orateurs. Réunissez tout le contenu et préparez-le en fonction de la technique.

 Public multilingue

Étrange, mais pourtant, le multilinguisme est parfois négligé en Belgique. Connaissez votre public!

Les membres de l'équipe sont aussi des personnes

Tenez également compte du fait que les techniciens, serveurs, hôtesses … sont aussi des personnes. Si vous réservez la salle pour 1 jour seulement parce qu'autrement, elle devient trop onéreuse, mais que vous exigez ensuite que la répétition doit débuter à 7 heures et que le meeting ne s'achèvera que tard vers 20 heures, ces personnes ont déjà presté plus de 15 à 16 heures sur 1 journée! Tenez-en compte. Concluez des accords avec les salles louées et gardez les propres espaces libres assez longtemps.

Dès le début, concluez des accords clairs en matière de timing (journées de construction et de démolition) afin de pouvoir réserver un bon personnel. Prévoyez aussi à manger et à boire pour les techniciens, du début à la fin. Ces personnes sont souvent parties de chez eux durant 20 heures, doivent commencer et arrêter le travail à des heures impossibles et n'ont même pas le temps de prévoir un repas (chaud). Ceci réussit bien pour les artistes qui, en passant, travaillent nettement moins et gagnent nettement plus, pourquoi cela ne réussit-il pas pour l'équipe?

Qualité

Choisissez un partenaire certifié, un partenaire dont le personnel a suivi de bonnes formations en sécurité et en technique, et peut présenter les assurances correctes et suit éventuellement une politique MVO. Hélas, il n'existe pas encore de certificat pour cela dans le secteur.

Feed-Back

Donnez un feed-back après chaque événement, tant positif que négatif. En effet, chaque partenaire en apprend quelque chose. Lors d'événements plus grands, prévoyez un debriefing préparé et communiquez toutes les remarques afin de pouvoir tout améliorer à l'avenir. Restez ouvert aux remarques du partenaire technique. Même s'ils se chargent du son, de la lumière, de l'image, … ils voient sur de nombreux événements ce qui fonctionne ou pas.

SÉCURITÉ

Quels documents de sécurité un partenaire AV doit pouvoir présenter?

 

Légalement, aucun document ne doit en fait être présenté. Mais de nombreuses entreprises demandent bel et bien pour leurs grands événements des attestations pour mieux appréhender les engagements des agences événementielles avec lesquelles elles veulent travailler. Ceci est souvent combiné avec une analyse des risques détaillée transcrite pour l'événement spécifique organisé.

Ces clients font aussi appel à un coordinateur sécurité qui demande lui-même des documents. Les attestations de contrôle périodiques de tous les appareils de levage et des unités de distribution du courant en sont un bel exemple, également une attestation d'assurance qui atteste que votre partenaire est bien assuré.

Au moins aussi importantes sont les personnes qui suspendent et placent ces palans et moteurs. Il arrive encore trop régulièrement que ceci ne soit pas soigné et irréfléchi. Que vaut un palan agréé si celui-ci est placé de façon insécurisante ou est chargé au-delà de sa capacité maximale?

Éventuellement, des attestations VCA (Veiligheids Checklist Aannemers) des membres du personnel et des certificats pour les techniciens qui pilotent les plates-formes élévatrices automotrices ou chariots élévateurs, sont aussi une plus-value, certainement si ceux-ci peuvent être présentés avec un certificat IPAF.

L''International Powered Access Federation (IPAF)' promeut l'utilisation sûre et efficace de plates-formes élévatrices au sens le plus large: en prodiguant des conseils et des informations techniques, en influençant et interprétant la législation et les normes, et par des initiatives de sécurité et des programmes de formation.

Des attestations BA4/BA5 avec une bonne formation de base, telles que proposées par l'association professionnelle BESA (Belgian Event Suppliers Association), sont une valeur ajoutée. Ces attestations garantissent un travail sécurisant avec l'électricité. Pour terminer, le partenaire doit pouvoir présenter une attestation antifeu de tous ses matériaux inflammables (toiles, bois, tapis …).

TENDANCES

Quelles sont aujourd'hui les principales tendances AV?

La principale est la 'collaboration': donner aux spectateurs la possibilité de suivre l'événement de façon interactive ou pas via streaming ou conferencing. Il est plus que jamais indispensable de fournir des solutions hybrides. Avant le Corona, il y avait encore une certaine appréhension à ce sujet chez le client final, mais aujourd'hui, elle a pratiquement disparu.

Tous les événements de haut niveau sont des événements basés sur l'expérience, où les informations que les participants reçoivent sont aussi importantes que la manière dont ils les reçoivent

L'interactivité est aussi de plus en plus souvent demandée. Les possibilités sont nombreuses: vote, catch box, quiz, projections multi-pip (l'écran est scindé dans un certain nombre d'images plus petites pour divers fonctions). L'histoire PowerPoint classique est morte et enterrée.

Tous les événements de niveau sont des événements d'expérience pour lesquels l'information que reçoivent les participants, est aussi importante que la façon de l'obtenir! Le temps de la circulation unidirectionnelle de l'orateur vers la salle est aussi révolu. Pour le moment, il s'agit plutôt d'interaction entre orateur et public, et surtout entre le public. Des applis modernes la rendent actuellement juste un peu plus rapide et plus vive, et surtout plus abordable pour de nombreuses entreprises.

Remerciements à Auvicom, DB Video, Phlippo , SLV Rent et Soundfield