Découvrez les possibilités d'une application numérique pour les bons de travail

Les marges se resserrent, les délais deviennent plus importants et les clients sont de plus en plus exigeants. Il est donc crucial d'utiliser les ressources de la manière la plus optimale possible et de contrôler parfaitement les coûts. Pour ce faire, des progiciels tels qu'un ERP sont bien établis depuis quelques années, mais il est également extrêmement intéressant de travailler avec une application de bon de travail numérique. Après tout, une telle application offre de nombreux avantages.

nouvelles Possibilités

Une application de bon de travail numérique reprend les tâches d'un bon de travail papier, complétées par des fonctionnalités supplémentaires. L'application est connectée aux autres logiciels de l'entreprise, permettant à tout et à tous de communiquer entre eux en temps réel. Dès qu'une nouvelle information est ajoutée quelque part, elle est disponible partout.

bon de travail

Une application numérique de bon de travail reste avant tout un bon de travail. L'application contient une vue d'ensemble des tâches des travailleurs, leur permettant de voir en un coup d'œil quel travail doit être effectué, quels matériaux ils doivent apporter avec eux, où ils doivent commencer le travail et à quelle date le travail doit être terminé. Toutes les informations, diagrammes et dessins pertinents se trouvent également dans l'application.

Une application de bon de travail numérique fonctionne généralement sur la base d'un abonnement

Enregistrer les temps de déplacement et de travail

Une première fonctionnalité supplémentaire est que les déplacements et le temps de travail peuvent être facilement enregistrés avec une application numérique de bon de travail. Juste avant le départ, le travailleur doit simplement appuyer sur un bouton de démarrage dans l'application. Lorsque l'on appuie sur le bouton d'arrêt à l'arrivée, la durée du trajet est automatiquement enregistrée. La saisie du temps de travail (et du temps de déploiement des équipements) se fait de manière similaire, avec un bouton de démarrage et d'arrêt. S'il y a plusieurs travailleurs pour un travail, le temps de travail des deux travailleurs est automatiquement enregistré. Si nécessaire, ces données peuvent encore être écrasées.

 

Ajouts sur le chantier

Les travailleurs sur chantier peuvent facilement voir toutes les informations pertinentes dont ils ont besoin pour effectuer un certain travail via une application numérique de bon de travail. En général, ces informations sont déjà remplies au préalable, mais si nécessaire, les travailleurs sur place peuvent également ajouter des informations et des pièces jointes:

• Lorsque du matériel supplémentaire est nécessaire et n'a pas été prévu à l'avance, l'utilisateur sur place peut l'ajouter via l'application;
• Des circonstances imprévues peuvent parfois survenir au cours d'un travail, entraînant son report. Ces circonstances peuvent être ajoutées en tant que commentaire;
• Dans certaines applications de bons de travail, il est possible de tenir un journal, qui est complété, entre autres, par des informations météorologiques actuelles. Les intempéries peuvent être saisies et donc aussi la raison pour laquelle un certain projet peut être retardé;
• Si une installation a été mise en place, les informations techniques relatives à cette installation peuvent être facilement saisies dans l'application;
• Des photos peuvent être prises à partir de l'application et ajoutées automatiquement au bon de travail. Ces photos peuvent montrer l'avancement du projet, mais aussi les dommages subis par un appareil ou une pièce;
• Les photos des bons de livraison sont liées à un projet par les travailleurs sur place via l'application. L'administration peut voir les bons de livraison immédiatement et les relier à la facture rapidement et facilement;
• Le cas échéant, l'application peut être utilisée pour accéder aux certificats juridiques, qui peuvent également être complétés numériquement.

Signature numérique

Une fois le travail terminé et le bon de travail rempli, le travailleur peut le passer en revue avec le client sur place. Le client peut alors immédiatement signer numériquement le bon de travail et un bon de livraison est automatiquement envoyé au client par e-mail. Le cas échéant, un bon de travail numérique signé peut également signifier un certificat de TVA signé.

Le reçu signé est automatiquement transmis à l'administration, qui peut ainsi constater que le travail a été effectué. L'administration peut alors immédiatement procéder à l'établissement de la facture, mais il existe également des systèmes permettant d'envoyer la facture automatiquement.

 

Avantages

Les possibilités offertes par une application numérique de bon de travail étant nombreuses, il n'est pas surprenant qu'elle présente de nombreux avantages.

Économie de temps et de coûts

Tout d'abord, une application numérique de bon de travail peut faire gagner beaucoup de temps et d'argent. Toutes les données relatives à un travail - comme les services et les biens fournis - sont simplement collectées sous forme numérique. Cela réduit la charge administrative et le risque d'erreurs, car les données ne doivent être saisies qu'une seule fois.

Une application de bon de travail numérique reprend les tâches d'un bon de travail papier, conjuguées à d'autres fonctionnalités

En outre, l'application permet de suivre facilement l'avancement d'un projet donné: quels coûts ont été comptabilisés, quels coûts sont encore à prévoir, qu'est-ce qui a déjà été facturé et qu'est-ce qui doit encore l'être, le projet respecte-t-il toujours le budget en matière de main-d'œuvre, de matériel et d'équipement?

 

Facilité d'utilisation

Deuxièmement, une application de bon de travail est facile à utiliser. Après tout, il est plus pratique de travailler sur chantier avec un smartphone ou une tablette, plutôt qu'avec une montagne de paperasse qui doit également arriver en un seul morceau au bureau. Avec la méthode de travail analogique, un bon de livraison peut facilement se perdre... En même temps, ces applications sont très intuitives et faciles à utiliser.

Une communication claire

Troisièmement, l'application de bons de travail est entièrement intégrée aux autres logiciels avec lesquels l'entreprise travaille. Cela permet non seulement d'avoir une meilleure vue d'ensemble des projets et de l'administration financière, mais aussi d'établir une communication mutuelle claire. Le bureau et le lieu de travail sont connectés, chacun ayant un aperçu en temps réel des matériaux, du planning, des heures, des coûts, etc. Les bonnes informations sont ainsi facilement accessibles, et les erreurs de communication sont évitées.

Au début de la journée de travail, les travailleurs reçoivent un aperçu clair du travail prévu et toutes les informations nécessaires pour mener à bien les projets. Si des changements soudains interviennent dans le planning, ils sont immédiatement affichés dans l'application. De cette façon, le travailleur est immédiatement informé et peut réagir aux changements. Lorsque le travail et/ou la journée de travail est terminé, le travailleur peut également se présenter rapidement. Grâce à l'application de certains fournisseurs, les utilisateurs sur place peuvent facilement transmettre au bureau les heures et le matériel effectués - et même les problèmes éventuels.

 

C'est aussi une bonne chose pour le client

Enfin, une application numérique de bon de travail n'est pas seulement bénéfique pour le professionnel de la construction, mais aussi pour vos clients et votre relation avec eux. Une application bien organisée dégage beaucoup de professionnalisme, et le reçu lui-même peut éviter des discussions par la suite. Après tout, dans le rapport, il est possible de noter les problèmes ou d'énumérer les raisons d'un éventuel retard (comme des conditions météorologiques défavorables). En faisant signer au client des ordres de travail provisoires (sur place), il en est également immédiatement informé.

Lien

Les fournisseurs de logiciels qui disposent également d'une application de bon de travail numérique veillent bien entendu à ce que celle-ci soit parfaitement intégrée aux autres logiciels utilisés par l'entreprise. C'est le seul moyen de garantir une communication claire entre eux. Certains fournisseurs offrent même la possibilité d'intégrer l'application aux systèmes logiciels de leurs concurrents, mais ce n'est pas le cas partout.

 

assistance

Si vous optez pour une application de bon de travail numérique, vous n'êtes pas laissé à vous-même par le fournisseur du logiciel. Ils font tout leur possible pour vous aider à trouver le bon support. Cela commence déjà par des conseils avant la mise en œuvre, où le prestataire examine avec vous vos besoins et la meilleure façon d'y répondre. Pendant la transition, ils veillent à ce que les dossiers actuels soient saisis dans le nouveau système logiciel.

Si vous le souhaitez, une formation peut alors être organisée pour familiariser tous les travailleurs avec l'application/le logiciel. Si des problèmes surviennent pendant l'utilisation, les fournisseurs sont également disponibles pour une assistance supplémentaire. Selon le fournisseur, cela peut se faire par téléphone, par e-mail, par chat sur le site web ou via la fonction chat de l'application elle-même.

Prix

Une application numérique de bon de travail ne doit pas être achetée, mais fonctionne plutôt sur la base d'un abonnement (par mois ou par an). Les prestataires proposent différentes formules, avec plus ou moins d'options et de comptes en fonction des besoins spécifiques. Si nécessaire, vous pouvez payer un supplément pour ajouter un utilisateur supplémentaire.

 

Merci à Bouw7, Bouwsoft, Cafca, KPD Services, Robaws et Suivo