Meer dan 30% tijdwinst met administratieve software

Werk efficiënter en professioneler

Wie professioneel overkomt, kan gemakkelijker het vertrouwen van zijn klanten winnen. Maar het is niet altijd eenvoudig om het overzicht te bewaren over alle gegevens en documenten. Om daarmee te helpen, is het aangewezen om te opteren voor administratieve software. Dergelijke toepassingen werken in de cloud, dus de data die worden ingegeven zijn automatisch overal beschikbaar. En afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, kan de software volledig op uw noden worden afgestemd.

Waarom kiezen voor software?

Tegenwoordig worden marges steeds krapper, worden deadlines steeds belangrijker en worden klanten veeleisender. Daarnaast is het steeds moeilijker om personeel te vinden en te houden. Het is dan ook cruciaal om uw financiële middelen goed in te zetten en uw kosten goed te bewaken. Onder meer een heldere communicatie en een vlotte uitwisseling van informatie dragen daartoe bij. Dat alles kan met administratieve software.

Voordelen

Overzicht bewaren

Aangezien alle gegevens gecentraliseerd worden in een cloudomgeving, is het veel gemakkelijker om het overzicht te bewaren:

• De statusopvolging van een bepaalde job verloopt doorgaans gemakkelijker, want in de software wordt snel duidelijk of een klant al is geholpen.
• Prioritaire taken worden extra geaccentueerd en vallen dus meteen op.
• Documenten die op de werf moeten worden ingevuld kunnen door hun digitale aard niet langer verloren gaan tussen het werfmateriaal, wat met bijvoorbeeld een papieren werkbon wel kan gebeuren.
• Alle items die op de werf worden gebruikt kunnen meteen worden ingevoerd in het systeem. Ze worden dus niet langer over het hoofd gezien bij de facturatie.

Efficiënter werken

Bij administratieve software worden alle gegevens verzameld in de cloud, dus alles moet ook maar een keer worden ingegeven. Zijn ze daarna opnieuw nodig – wanneer bijvoorbeeld de klantengegevens ook op de offerte en de factuur moeten komen – worden ze automatisch gekopieerd uit het systeem. Die werkwijze verkleint uiteraard de kans op fouten. Die kans wordt verder verkleind omdat de gegevens meteen digitaal worden ingegeven. De papieren rompslomp verdwijnt – waardoor er dus ook niet langer papier verloren kan gaan – en de data moeten achteraf niet meer handmatig worden ingevoerd.

Daarnaast verloopt het uitwisselen van gegevens en documenten dankzij de cloud veel gemakkelijker. Het gaat dan niet alleen over de communicatie tussen de verschillende werknemers binnen een bedrijf – bijvoorbeeld vanop de werf naar de kantooromgeving – maar ook over de uitwisseling van documenten met klanten en de boekhouder.

Dat efficiënter werken heeft natuurlijk heel wat tijdwinst tot gevolg. Over het algemeen levert werken met software een tijdsbesparing van iets meer dan 30% op.

Professionaliteit

Door te werken met software straalt een bedrijf tevens meer professionaliteit uit. Offertes zien er niet alleen meer verzorgd (en dus ook professioneler) uit, ze kunnen ook sneller worden verstuurd. Dat resulteert in meer vertrouwen bij de klant, waardoor een offerte meer kans maakt om te worden gekozen.

Mogelijkheden

Van basic tot pro

Afhankelijk van de grootte van een bedrijf, bieden softwareontwikkelaars verschillende oplossingen aan, gaande van basissoftware tot een uitgebreid pakket voor grote ondernemingen. Die oplossingen zijn zo ontworpen dat ze kunnen meegroeien met een zaak. Stijgt bijvoorbeeld het aantal medewerkers, dan kunnen gemakkelijk extra profielen worden voorzien. En ook een specifieke functionaliteit kan achteraf nog worden toegevoegd aan het softwarepakket.

De software wordt in het merendeel van de gevallen aangeboden in een abonnementformule. Op die manier zijn alle updates en nieuwe versies steeds beschikbaar.

Verschillende modules

De software bestaat steeds uit verschillende modules die afhankelijk van de specifieke noden van een bedrijf afzonderlijk kunnen worden toegevoegd. Enkele modules die sowieso worden voorzien in de software, zijn offertes, calculatie, projectbeheer, vorderingen, mobiele werkbon, facturen (aan- en verkoop), planningstool, artikelbeheer … Die modules kunnen ook op zo’n manier met elkaar worden verbonden dat het bedrijfsproces van offerte tot factuur volledig wordt geautomatiseerd. Die communicatie tussen die functionaliteiten zorgt er tevens voor dat de gebruiker een beter overzicht krijgt van de project- en bedrijfsresultaten.

Indien gewenst, kunnen natuurlijk nog andere modules worden toegevoegd, bijvoorbeeld:

• Een plantenlijst, met de prijzen en correcte benaming van meer dan 16.000 planten.
• Een module ‘onderhoud’ waarin alle periodieke onderhoudswerken automatisch worden bijgehouden.
• Een relatiemodule, waarin per klant in een oogopslag duidelijk wordt of er nog zaken moeten worden opgevolgd, of er nog facturen openstaan, of er nog hangende offertes zijn, enz.
• Om het e-mailverkeer overzichtelijk te houden kan een module worden geïntegreerd die e-mails en bijlages automatisch toewijzen aan de juiste klant en/of project.
• Ofwel beschikt de software zelf over een module om de boekhouding te doen, ofwel kan er een functie worden voorzien waardoor de aankoop- en verkoopfacturen digitaal worden uitgewisseld met de boekhouder. Die keuze is volledig afhankelijk van de methode die de gebruiker verkiest.
• Sommige software beschikt over AI die wordt ingezet om voorspellende rapportages te maken: op basis van informatie uit het verleden geeft de software mogelijke knelpunten in de toekomst en komende projecten aan.

Dagboek

Enkele softwareoplossingen bieden de mogelijkheid om een ‘dagboek’ bij te houden van een project. Aangezien u als tuinaannemer buiten werkt, is het aangewezen om dat te doen, want in dat dagboek wordt ook actuele weersinformatie automatisch geregistreerd. Als een project dan anders liep dan verwacht door het slechte weer, kan dat dankzij het dagboek gemakkelijk worden verantwoord.

Op meerdere apparaten

Aangezien de gegevens uit de software in de cloud worden bewaard, is eigenlijk enkel een internetverbinding vereist om ze te kunnen raadplegen en/of aanpassen. De software is dan ook toegankelijk op computer, laptop, tablet en smartphone. De synchronisatie met de cloud gebeurt meteen, dus nieuwe gegevens zijn ook meteen up-to-date op andere apparaten.

Ondersteuning softwareontwikkelaar

Advies

De softwareontwikkelaar houdt steeds rekening met de grootte van een bedrijf. Op basis van dat gegeven wordt dan het correcte advies gegeven om de juiste softwaremodules voor de specifieke behoeftes van een onderneming te kiezen.

Opleiding

De software op zich is herkenbaar en intuïtief, waardoor de meeste klanten snel hun weg vinden in de nieuwe digitale omgeving. Toch onderschatten de softwareontwikkelaars het belang van een opleiding niet. Bij de opstart worden steeds enkele (halve) dagen basisopleiding gegeven zodat de gebruiker alles uit de software zou kunnen halen.

Indien gewenst, kan ook een bijkomende opleiding worden gegeven over een specifiek aspect van de software. Daarvoor kan trouwens een deel van het opleidingsbudget worden teruggevorderd door de kmo-portefeuille.

Begeleiding

Wanneer de overstap wordt gemaakt naar administratieve software, zorgt de softwareontwikkelaar voor de nodige begeleiding zodat dat proces zo vlot mogelijk kan verlopen. Zo kan een consultant van de softwareontwikkelaar helpen bij het overzetten van informatie uit het ‘oude’ pakket naar de nieuwe software.

En ook na de verkoop blijft de softwareontwikkelaar beschikbaar indien nodig. Via verschillende kanalen – zoals telefonisch, via e-mail, via chat, enz. – is men steeds bereikbaar om eventuele problemen of vragen snel op te lossen.