Jusqu’a 30% de gain de temps avec un programme administratif

Gagnez en efficacité

Une activité gérée de manière professionnelle bénéficiera plus facilement de la confiance du client. Mais il n'est pas toujours facile de garder une vue d'ensemble de toutes les données et de tous les documents. Il peut donc être intéressant d'opter pour un logiciel administratif. Ces applications fonctionnent dans le cloud, pour que les données saisies soient toujours disponibles partout. Et selon la taille de votre entreprise, le programme peut être adapté à vos besoins.

Pourquoi un programme?

Aujourd'hui, les marges sont plus limitées, les délais plus serrés et les clients plus exigeants. Sans compter qu'il devient de plus en plus difficile de trouver et de garder du personnel. Il est donc essentiel de bien utiliser vos ressources financières et de bien gérer vos coûts. Une communication claire et un échange d'informations fluide y contribuent, entre autres choses. Et c’est exactement ce que vous offrent les logiciels administratifs.

avantages

Un aperçu clair

Comme toutes les données sont centralisées sur le cloud, il est beaucoup plus facile de garder une vue d'ensemble:

• Le suivi de l'avancement d'une tâche est généralement plus facile, car le logiciel indique rapidement si l’intervention s’est bien déroulée pour le client.
• Les tâches prioritaires sont mises en avant et donc davantage visibles.
• En raison de leur nature numérique, impossible d’égarer les documents qui doivent être remplis sur chantier, ce qui peut arriver avec un bon de travail papier, par exemple.
• Tous les articles utilisés sur place peuvent être saisis directement dans le système. Plus d’oubli possible lors de la facturation.

Travail plus efficace

Avec les logiciels administratifs, toutes les données sont collectées dans le cloud, de sorte qu’elles ne doivent être saisies qu'une fois. Si elles sont à nouveau nécessaires par la suite – si, par exemple, les données du client doivent également figurer sur le devis et la facture – elles sont automatiquement copiées du système.

Cette méthode de travail réduit évidemment le risque d'erreurs. Une marge encore réduite car les données sont immédiatement saisies numériquement. La paperasserie disparaît – vous ne risquez donc plus d’égarer des documents – et les données ne doivent plus être saisies manuellement par la suite.

En outre, le partage de données et de documents est beaucoup plus facile grâce au cloud. Il ne s'agit pas seulement de la communication entre les différents employés d'une entreprise – par exemple entre le chantier et le bureau – mais aussi de l'échange de documents avec les clients et le comptable. Vous gagnez donc un temps précieux grâce à cette efficacité. En général, l'utilisation de logiciels permet d’économiser près de 30% de temps..

Professionnalisme

En travaillant avec des logiciels, une entreprise dégage également plus de professionnalisme. Non seulement les devis ont l'air plus soignés (et donc plus professionnels), mais ils peuvent aussi être envoyés plus rapidement. Le client vous fait donc plus vite confiance et sera plus enclin à valider votre devis.

possibilites

Du basique au professionnel

Selon la taille de l'entreprise, les développeurs de logiciels proposent différentes solutions, allant du logiciel de base à un ensemble complet pour les grandes entreprises. Ces solutions sont conçues pour évoluer avec l’entreprise. Si, par exemple, le nombre d'employés augmente, des profils supplémentaires peuvent facilement être créés. Et une fonctionnalité spécifique peut également être ajoutée au programme par la suite.

Dans la plupart des cas, le logiciel est proposé sous forme d'abonnement. De cette façon, toutes les mises à jour et les nouvelles versions sont toujours disponibles.

Différents modules

Le logiciel est toujours composé de différents modules qui peuvent être ajoutés séparément en fonction des besoins spécifiques d'une entreprise. Parmi les modules inclus dans le logiciel figurent les devis, le calcul, la gestion de projet, les créances, le bon de travail mobile, la facturation (entrées et sorties), l'outil de planification, la gestion des articles, etc.Ces modules peuvent également être reliés entre eux de manière à ce que le processus commercial, du devis à la facture, soit entièrement automatisé. Cette communication entre ces fonctionnalités permet également à l'utilisateur d'avoir une meilleure vue d'ensemble du projet et des résultats chiffrés.

Si vous le souhaitez, d'autres modules peuvent bien sûr être ajoutés, par exemple:

• Une liste de plantes, avec les prix et la dénomination correcte de plus de 16.000 plantes.
• Un module ‘maintenance’ dans lequel tous les travaux d'entretien périodique sont automatiquement enregistrés.
• Un module de relation, dans lequel vous disposez d’un aperçu clair de chaque dossier client, avec d’éventuelles questions à suivre, des factures en suspens, des devis en attente, etc.
• Pour que le trafic de courrier électronique reste fluide, il est possible d'intégrer un module qui attribue automatiquement les courriers électroniques et les pièces jointes au bon client et/ou au bon projet.
• Soit le logiciel lui-même dispose d'un module pour faire la comptabilité, soit une fonction peut être prévue qui permet d'échanger numériquement les factures d'achat et de vente avec le comptable. Ce choix dépend de la méthode choisie par l'utilisateur.
• Certains logiciels disposent d'une IA utilisée pour faire des rapports prédictifs: sur la base d'informations du passé, le logiciel indique les éventuels goulets d'étranglement dans le futur et les projets à venir.

Journal de bord

Certaines solutions logicielles offrent la possibilité de tenir un ‘journal de bord’ d'un projet. Comme vous travaillez à l'extérieur en tant qu'entrepreneur de jardin, il est conseillé de le faire, car cet agenda enregistre également automatiquement les informations météo actuelles. Si un projet s'est déroulé différemment des prévisions en raison du mauvais temps, vous pouvez facilement le justifier grâce à votre agenda.

Sur plusieurs appareils

Comme les données du logiciel sont stockées dans le cloud, il suffit d'une connexion Internet pour y accéder et/ou les modifier. Le logiciel est donc accessible sur ordinateur, portable, tablette et smartphone. La synchronisation avec le cloud est immédiate, si bien que les nouvelles données sont également automatiquement mises à jour sur les autres appareils.

Soutien du developpeur

Conseils

Le développeur de logiciels tient toujours compte de la taille de l'entreprise. Sur cette base, il vous offre des conseils ciblés afin de choisir les modules adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Formation

Le logiciel lui-même offre un environnement clair et intuitif, ce qui permet à la plupart des clients de s'y retrouver facilement. Néanmoins, les développeurs informatiques ne sous-estiment pas l'importance de la formation. Au départ, quelques (demi-) journées de formation de base sont proposées afin que l'utilisateur puisse tirer le meilleur parti de son logiciel.

Si vous le souhaitez, une formation complémentaire peut également être donnée sur un aspect spécifique du logiciel. A cette fin, une partie du budget de formation peut être prise en charge par le portefeuille PME.

Assistance

Lors du passage à un logiciel administratif, le développeur fournit les conseils nécessaires pour une mise en place aussi harmonieuse que possible. Par exemple, un consultant du développeur informatique peut aider à transférer les informations du ‘vieux’ programme dans le nouveau. Et même après la vente, le développeur reste disponible si nécessaire. Vous pourrez toujours le joindre par différents canaux – comme le téléphone, le courrier électronique, le chat, etc. – afin de résoudre au plus vite tout problème ou question.