Cloud wordt beste vriend van de tuinaannemer

Administratie, het klinkt bij weinig tuinaannemers als muziek in de oren en tóch is het belangrijk. Wie niet met cijfertjes bezig is, gaat eerder vroeg dan laat over de kop. Gelukkig bestaan er nu als maar meer manieren om die administratieve rompslomp te vergemakkelijken. Calculatieprogramma’s worden jaar na jaar beter en gebruiksvriendelijker, wat de efficiëntie alleen maar ten goede komt. Het is namelijk bewezen dat de stapel sneller verwerkt wordt met dergelijke programma's en vooral het online samenwerken via deze tools.

oplossing voor zware administratie

Het beheersen van de kostenposten en een goed overzicht bewaren van de geraamde werkuren is in elke sector belangrijk, ook in de tuinaannemning. De marges worden steeds krapper, de deadlines steeds belangrijker en de klanten steeds veeleisender. Het is dus van vitaal belang om uw middelen goed in te zetten en uw kosten goed te bewaken.

Het is essentieel om helder te communiceren en vlot informatie uit te wisselen. Hier kan software al een eerste keer helpen. Door het kantoor en de werf met elkaar te verbinden, heeft iedereen een realtime overzicht van het project. Ook kostencalculatie, planning, facturatie en bestellingen zijn allemaal verwerkt in het merendeel van de programma’s. Zo vind je alles terug op één plaats en vermijd je een papieren rompslomp.

Klanten opvolgen

Het gebruik van een programma biedt ook een hulp bij het opstellen van offertes, wat in de meeste gevallen enorm veel tijd vraagt. Het is namelijk vaak moeilijk te berekenen en je bent helemaal niet zeker van een gevolg. Met programma’s worden offertes sneller en makkelijker opgesteld. Je kan namelijk enkele vaste prijzen invoeren, bijvoorbeeld een volledige plantenlijst (die in sommige programma's zelfs al volledig aanwezig is) met de juiste prijs. Zo moet je hiervan enkel de correcte hoeveelheid planten aanpassen om snel tot de juiste totaalprijs te komen. Op die manier is je offerte binnen een hele korte periode klaar en verstuurd.
Door die snelheid kom je bij de klant veel professioneler over. Dat geeft bij de klant een gevoel van vertrouwen. Tot slot ziet de offerte er ook nog eens beter uit doordat je slechts een keer de tijd moet besteden om die van een mooie opmaak te voorzien.

Prijzen maken

Dankzij de software is het makkelijk te zien welke klanten nog een factuur moeten krijgen. Opnieuw zorgt dit voor een professionele houding ten opzichte van de klant. Als je bijvoorbeeld enkel de werkuren moet aanpassen op het einde van het verhaal krijgt de klant veel sneller zijn factuur, wat hem sneller zal doen betalen. Daarnaast voorkom je nog eens menselijke fouten, aangezien de computer alle berekeningen doet.

Ook slechte betalers zullen niet ontkomen, want de meeste van de programma’s versturen automatisch een herinneringsmail. Zo hoeft de aannemer hier zelf niet meer aan te denken. Daarnaast is het voor de meeste programma’s mogelijk om facturen rechtstreeks door te sturen naar de boekhouder. Zo is hij telkens in het bezit van alle aankoop- en verkoopfacturen en vermijd je problemen op het einde van elk kwartaal.

Slechte betalers krijgen een herinnering. Daar moet je als aannemer niet meer aan denken

nooit nog een lege stock

Aangezien je in één systeem offertes en facturen maakt, is het ook makkelijk om in dat systeem je stock te beheren. De voorraad wordt namelijk automatisch aangepast als een offerte wordt aangemaakt en bevestigd. Als de stock uitgeput dreigt te geraken, is een aanvulling slechts een melding van het systeem verwijderd. Door alles in eenzelfde softwarepakket te managen, vermijd je voor onaangename situaties te staan.

priksysteem

Veel programma’s bieden de mogelijkheid om ook de planning in te geven. Zo plan je makkelijk enkele werknemers voor een bepaald project. Bij hun takenlijst krijgen zij onmiddellijk en volledig automatisch de benodigde werkmaterialen.

Vervolgens werken deze software met een priksysteem, wat zowel voor de werkgever als voor de werknemer een meerwaarde is. De werkgever kan perfect zien hoe lang hij of zijn werknemers aan een bepaald project hebben gewerkt. De werknemer is er op zijn beurt zeker van dat hij correct betaald wordt.

BELANG VAN EEN GOEDE BEDRIJFSVOERING

“Het is cruciaal om vanaf dag 1 bezig te zijn met cijfers”, zegt Yves Heirman, directeur van BFG-FBEP, Federatie voor Groenvoorzieners. “We hebben allemaal genoeg klanten, maar je mag niet vergeten aan je cijfers te denken. Jaar na jaar starten veel jongeren als tuinaannemer, maar ieder jaar moeten er ook evenveel opnieuw afhaken." De grootste reden hiervoor is omdat ze onvoorbereid aan de slag gaan. “Als er een jongere afstudeert en onmiddellijk start als zelfstandige, zonder te weten wat de impact is van de btw op zijn of haar bedrijfsvoering, dan houd ik mijn hart vast. Velen starten dan ook nog eens met een verkeerde ingesteldheid, namelijk omdat ze zelfstandige willen zijn. Dat loopt meestal niet goed af.” Heirman is ervan overtuigd dat software zelfstandige tuinaannemers kan helpen, maar stelt vast dat er te weinig zijn die ze effectief gebruiken. Daarnaast vindt hij het ook belangrijk dat jonge tuinaannemers niet onmiddellijk de stap naar zelfstandige zetten: “Mijn gouden tip: Als je van school komt, ga eerst werken bij een werkgever. Als het bloed van een zelfstandige door je aderen stroomt, dan zal dat daar binnen drie jaar nog stromen, maar heb je tenminste al wat bagage.”

De cloud

wat houdt je tegen?

Elke zelfstandige wil dat zijn zaak draait en wil ook het overzicht hierover bewaken, maar wat is dan de reden waarom sommigen de stap niet durven te wagen? Velen gaan ervan uit dat deze software geen absolute meerwaarde vormt. Ze hebben het al zo lang zonder programma’s kunnen doen, dus waarom zouden ze het nodig hebben? Het antwoord is simpel: er wordt onder andere tijd gewonnen en er gaat minder materiaal verloren.
Een tweede reden is tijdsgebrek. Tuinaannemers hebben het dikwijls zo druk, dat ze geen tijd hebben om iets nieuws te moeten leren. Toch wordt dit te vaak overschat. Het spreekt voor zich dat het enige tijd kost om met de software te leren werken, maar die is zo gebruiksvriendelijk dat die impact vaak te verwaarlozen is. Daarnaast boek je op termijn zo veel extra tijdswinst, aangezien de tijdrovende manuele handelingen minder nodig zijn.

Meer online werken

De programma’s maken meer en meer gebruik van de cloud. Dat biedt op zich al heel wat voordelen. Door de statusopvolging kunnen gebruikers sneller zien wat bijvoorbeeld nog niet gefactureerd is. Daarnaast is het mogelijk om via de gsm, tablet of laptop te werken, want je hebt telkens alle documenten bij de hand. Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding. Nu vanuit verschillende hoeken geopperd wordt om van thuiswerk meer en meer de regel te maken, geeft dit een extra reden om over te schakelen naar cloudsoftware. Daarnaast vermijd je, zoals gezegd, miscommunicatie. Door aan te geven in het systeem welke zaken al concreet zijn afgewerkt, kan het bureau alles makkelijk van op afstand opvolgen.

Tot slot biedt het online werken nog een extra voordeel. Indien er een project niet helemaal liep zoals je het had gewild, kan je makkelijk enkele opmerkingen noteren in het systeem. Deze opmerkingen komen bij een volgende gelijke boeking terug, waardoor je dezelfde problemen geen tweede keer tegenkomt. Dat spaart geld en uren uit en het zorgt voor een grotere klantentevredenheid.

Met dank aan Exact, Groensoft, Infogroen, LuNaCalculatie en Robaws