Le cloud, un allié de taille pour l'entrepreneur de parcs et jardins

La gestion administrative, un concept qui fait grincer des dents plus d'un entrepreneur ou d'un architecte de jardins. Pourtant, c'est un point de la plus haute importance. Si vous ne gérez pas bien vos chiffres, vous aurez vite fait de mettre la clé sous la porte. Heureusement, il existe aujourd'hui de plus en plus de moyens de simplifier cette charge administrative. Les programmes de calcul s'améliorent et deviennent plus conviviaux d'année en année, ce qui ne fait qu'accroître l'efficacité. Il a en effet été prouvé que les dossiers sont traités beaucoup plus vite avec de tels programmes, et surtout grâce aux versions en ligne de ces outils.

la solution à la charge administrative

Contrôler les coûts et garder une bonne vue d'ensemble des heures de travail estimées est important dans tous les secteurs, y compris celui de l'aménagement des parcs et jardins. Les marges se resserrent, les délais deviennent plus importants et les clients plus exigeants. Il est donc essentiel de déployer au mieux vos ressources et de surveiller de près vos coûts.

Il est essentiel de communiquer clairement et d'échanger des informations de manière fluide. C'est là que les logiciels peuvent vous aider. En 'connectant' le bureau et le chantier, tout le monde a une vue d'ensemble du projet en temps réel. De même, le calcul des coûts, la planification, la facturation et la commande sont tous intégrés dans la majorité des programmes. De cette façon, vous pouvez tout trouver en un seul endroit et éviter la paperasse.

Suivi des clients

L'utilisation d'un programme offre également un coup de pouce pour l'établissement des devis qui, dans la plupart des cas, prend beaucoup de temps. En effet, les calculs ne sont pas simples et vous êtes rarement sûr du résultat. Grâce aux programmes, les devis sont établis plus rapidement et plus facilement. Vous pouvez saisir quelques prix fixes, par exemple une liste complète de plantes (qui est déjà présente dans certains programmes) avec le prix correct. De cette façon, il vous suffit d'ajuster le nombre de plantes pour arriver rapidement au prix total correct. Votre devis est donc prêt et envoyé dans un délai très court.
Cette rapidité vous permet de dégager une image beaucoup plus professionnelle aux yeux du client. Cela donne au client un sentiment de confiance. Enfin, le devis est également de meilleure qualité, car vous aurez défini au préalable, en une seule fois, la mise en page.

prix et devis

Grâce au logiciel, vous voyez en un coup d'œil les factures à émettre. Là encore, cela garantit une attitude professionnelle envers le client. Par exemple, si vous ne devez adapter les heures de travail qu'à la fin de votre projet, le client recevra sa facture beaucoup plus rapidement, ce qui le poussera à la payer plus tôt. En outre, vous évitez également les erreurs humaines, puisque l'ordinateur effectue tous les calculs.

Les mauvais payeurs n'y échapperont pas non plus, car la plupart des programmes envoient automatiquement un courriel de rappel. Ainsi, l'entrepreneur n'a plus à y penser lui-même. En outre, la plupart des programmes vous permettent d'envoyer les factures directement à votre comptable. De cette façon, il dispose toujours de toutes les factures d'achat et de vente et vous évitez les problèmes à la fin de chaque trimestre.

Les mauvais payeurs reçoivent un rappel. En tant qu'entrepreneur, vous n'avez plus à y penser

plus jamais de stock vide

Puisque vous faites des offres et des factures dans un seul système, il est également facile de gérer votre stock dans ce système. Le stock est ajusté automatiquement lorsqu'une offre est faite et confirmée. Si le stock risque d'être épuisé, il suffit d'une notification au système pour qu'un ajout soit effectué. En gérant tout dans un même logiciel, vous évitez de vous retrouver dans des situations désagréables.

système d'épingle

De nombreux programmes offrent la possibilité d'entrer dans la planification également. De cette façon, vous pouvez facilement planifier plusieurs employés pour un projet particulier. Avec leur liste de tâches, ils reçoivent immédiatement et de manière entièrement automatique le matériel de travail nécessaire.

Ensuite, ces logiciels fonctionnent avec un système d'épingle, qui enregistre et attribue les heures, ce qui constitue une valeur ajoutée tant pour l'employeur que pour l'employé. L'employeur peut parfaitement voir combien de temps lui ou ses employés ont travaillé sur un projet particulier. L'employé, quant à lui, peut être sûr qu'il est payé correctement.

L'IMPORTANCE D'UNE BONNE GESTION D'ENTREPRISE

"Il est essentiel de se préoccuper des chiffres dès le premier jour", déclare Yves Heirman, directeur de BFG-FBEP, Fédération des Fournisseurs Verts. "Nous avons tous beaucoup de clients, mais il ne faut pas oublier de penser à ses chiffres. Année après année, de nombreux jeunes se lancent comme entrepreneurs de jardinage, mais chaque année, ils sont tout aussi nombreux à devoir abandonner." La principale raison en est qu'ils se lancent sans être préparés. "Lorsqu'un jeune obtient son diplôme et se met immédiatement à travailler en tant qu'indépendant, sans savoir quel sera l'impact de la TVA sur son entreprise, je retiens mon souffle. Beaucoup d'entre eux commencent en faisant un choix qui manque de réflexion, à savoir se lancer comme indépendant. En général, ça ne se termine pas bien. M. Heirman est convaincu que les logiciels peuvent aider les entrepreneurs indépendants, mais il constate que trop peu d'entre eux les utilisent efficacement. En outre, il estime qu'il est important que les jeunes entrepreneurs de parcs et jardins prennent le temps avant de se lancer comme indépendant : "Mon conseil ultime : dès que vous quittez l'école, travaillez d'abord pour un patron. Si vous avez le feeling avec le travail d'indépendant, vous l'aurez encore dans trois ans, mais au moins vous aurez acquis une certaine expérience."

Le cloud

qu'est-ce qui vous retient ?

Tout travailleur indépendant souhaite gérer une entreprise florissante et veut également en garder une vue d'ensemble, mais alors, pourquoi certains n'osent-ils pas franchir le pas ? Beaucoup partent du principe que ce logiciel ne constitue pas une valeur ajoutée absolue. Ils se sont débrouillés sans programme jusqu'à présent, alors pourquoi en auraient-ils besoin maintenant ? La réponse est simple : entre autres choses, un progamme de gestion va vous permettre de gagner du temps et de perdre moins de matériel.
Une deuxième raison est le manque de temps. Les entrepreneurs de jardinage sont souvent débordés, au point qu'ils n'ont pas le temps de se former à quelque chose de nouveau. Pourtant, ce temps d'apprentissage est moins impressionnant qu'il n'y paraît. Il va sans dire qu'il faut un peu de temps pour se familiariser avec le logiciel, mais il est si convivial que l'impact est souvent négligeable. En outre, à long terme, vous gagnerez beaucoup de temps, puisque vous aurez nettement moins de travail de bureau manuel à effectuer.

Travailler davantage en ligne

De plus en plus de programmes utilisent le cloud. Cela présente en soi de nombreux avantages. Grâce au suivi du statut, les utilisateurs peuvent voir plus rapidement ce qui, par exemple, n'a pas encore été facturé. Il est également possible de travailler via un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur portable, car vous avez toujours tous les documents à portée de main. La seule chose dont vous avez besoin, c'est une connexion Internet. Et comme on a bien compris cette année que le travail à domicile est voué à s'imposer un peu partout, c'est une raison supplémentaire de passer aux logiciels sur le cloud. En outre, comme mentionné précédemment, vous évitez les erreurs de communication. En indiquant dans le système les dossiers déjà terminés, le bureau peut facilement tout contrôler à distance.

Enfin, le travail en ligne offre un autre avantage. Si un projet ne s'est pas déroulé comme vous le souhaitiez, vous pouvez facilement faire quelques commentaires dans le système. Ces remarques reviendront lors d'une prochaine commande ou réservation similaire, afin que vous ne rencontriez pas les mêmes problèmes une seconde fois. Cela permet d'économiser de l'argent et des heures et d'assurer une plus grande satisfaction du client.

Merci à Exact, Groensoft, Infogroen, LuNaCalculatie et Robaws.