Peppol als nieuwe standaard: de wetgeving vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische bedrijven facturen uitwisselen ingrijpend. Papieren facturen en pdf’s verdwijnen uit het b2b-verkeer. Hun plaats wordt ingenomen door de gestructureerde elektronische factuur, verplicht verstuurd via het Peppol-netwerk. Volgens Bart Van Coile, voorzitter van het Institute for Taks Advisors & Accountans (ITAA), gaat het om meer dan een technische aanpassing: “Wat vroeger nog een keuze was, wordt nu een verplichting. Ondernemers kunnen het zich niet veroorloven om te wachten tot 2026. En wie niet meedoet, riskeert niet alleen sancties maar ook het verlies van het recht op btw-aftrek.”

Een pdf die je via mail ontvangt, ziet er misschien digitaal uit, maar het is géén e-factuur in de wettelijke zin. “Een gestructureerde e-factuur is een document dat in een machineleesbaar formaat wordt opgesteld, verstuurd en ontvangen via boekhoudsoftware.”

België kiest voor UBL 2.4, volledig in lijn met de Europese norm EN 16931. Alle essentiële gegevens, van btw-nummer tot vervaldatum, zijn daarin uniform vastgelegd. Het Peppol-netwerk zorgt voor de veilige en consistente uitwisseling van die facturen. Via een Access Point lopen de facturen door, ongeacht welk boekhoudpakket wordt gebruikt. “Peppol is geen platform, maar een netwerk. De sleutel voor ondernemers ligt in de keuze van de juiste softwarepartner of access point,” aldus Van Coile.

Strakke kalender

1 januari 2026 – Start in België: alle btw-plichtige ondernemingen die b2b handelen moeten e-facturen via Peppol gebruiken. Pdf’s en papieren facturen kunnen hoogstens nog als kopie dienen, maar zijn niet rechtsgeldig.
2026–2027 – Overgangsperiode met fiscale stimulansen.
1 januari 2028 - Real-time e-reporting voorzien, maar nog niet definitief vastgelegd.
1 juli 2030 – Beoogde start voor EU-brede verplichting onder ViDA (VAT in the Digital age). Ook leveringen en diensten binnen de EU moeten via gestructureerde e-facturen verlopen.
2035 – Harmonisatie: alle nationale systemen stemmen af op de Europese standaard.
Volgens Van Coile is die strakke timing nodig: “Nieuwe software implementeren, medewerkers opleiden, leveranciers meekrijgen: dat vraagt tijd. Wie wacht tot het laatste moment, loopt achter de feiten aan.”

Wie moet meedoen?

De regels gelden voor bijna alle Belgische btw-plichtigen. “Er zijn enkele uitzonderingen. Sectoren die onder artikel 44 van het btw-wetboek vallen, zoals gezondheidszorg, onderwijs en cultuur, zijn vrijgesteld. Hetzelfde geldt voorlopig voor forfaitaire belastingplichtigen, al verdwijnt dat regime uiterlijk in 2028. En failliete ondernemingen vallen uiteraard buiten de regeling. Maar zelfs wie zelf niet verplicht is om e-facturen uit te reiken, moet ze wél kunnen ontvangen. “Een ondernemer kan dus niet zomaar een Peppol-factuur weigeren.”

De overheid legt de standaard op, maar bouwt zelf geen b2b-platform. “Bedrijven moeten zelf een softwarepartner of access point kiezen. Wel bestaan er hulpmiddelen. Zo is er het Mercurius-portaal voor facturen aan de overheid en het Hermes-platform dat pdf’s omzet naar gestructureerde facturen voor leveranciers die nog niet klaar zijn met Peppol."

"Daarnaast voorziet de overheid fiscale steunmaatregelen. “Kmo’s en zelfstandigen krijgen 120% kostenaftrek voor software- en advieskosten rond e-facturatie in de periode 2024–2027. En vanaf 2025 geldt er een investeringsaftrek van 20% voor digitale oplossingen in facturatie, CRM, e-commerce en cyberveiligheid.”

Hefboom, geen last

Voor veel ondernemers klinkt de nieuwe verplichting als een administratieve last. Van Coile ziet dat anders: “E-facturatie is niet het eindpunt van digitalisering, maar een hefboom. Het opent de deur naar realtime accounting, betere data-analyse en een efficiëntere samenwerking in de hele keten.”

Ook de rol van accountants verandert. “De tijd dat een ondernemer met een schoendoos vol facturen naar zijn boekhouder stapte, is voorbij. Door e-facturatie worden we geen data-invoerders meer, maar adviseurs die ondernemers helpen hun cijfers écht te begrijpen.”

Wie de overstap uitstelt, neemt grote risico’s: “Geen btw-aftrek meer, boetes die kunnen oplopen tot 5.000 euro en zelfs betalingsproblemen omdat klanten facturen weigeren die niet via Peppol verlopen.”

De nieuwe wetgeving rond e-facturatie is geen technische voetnoot, maar een fundamentele modernisering van de administratie. Retailers, kmo’s en zelfstandigen krijgen een verplichting opgelegd, maar tegelijk ook een kans. Wie vroeg schakelt, wint straks tijd, geld én gemoedsrust. Zoals Bart Van Coile het scherp samenvat: “De digitale factuur is geen verre toekomstmuziek meer, maar dagelijkse realiteit. Wie voorbereid is, wint tijd, geld én gemoedsrust.”

Bronnen
UNIZO – De 6 W’s van e-facturatie (2024), unizo.be
ITAA-zine 04/2024 (mei) – “Vanaf 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht”
Informatieve tekst FOD Financiën – Bereid u voor op de verplichte elektronische facturatie (efactuur.belgium.be)