Tankkaarten en het beheer van de brandstofkosten
In het beheren en beheersen van de brandstofkost wordt de tankkaart een dankbare hulp. Alle tankverrichtingen worden geregistreerd en de daarop gebaseerde totaaloverzichten kunnen een eerste stap vormen in het beperken van de brandstofkosten en het nastreven van verdere besparingen.
Zorgvuldige opvolging van de tankbeurten doet de risico’s op tankfraude afnemen. De praktijk leert immers dat tankkaarten – en de integratie van het gedigitaliseerd management van die tankpassen – bijster vlug tankfraude aan het licht brengen. Maar de tankkaart biedt nog andere voordelen. Zowel op veiligheidsgebied als op het vlak van administratieve tijd- en derhalve ook kostenbesparing.
Handige tool
Het gebruik van tankkaarten zorgt ervoor dat alle transacties geregistreerd worden. Die registraties zijn een interessante basis in het reduceren van de brandstofkosten. De overzichten van de transacties zijn toegankelijk voor opvolging en helpen het risico op tankmisbruiken verminderen. Er kunnen trouwens bijkomende maatregelen getroffen worden om misbruik te elimineren. Tankkaarten worden daartoe vaak gelinkt aan de nummerplaten van het voertuig. Bij betaling in het tankstation moet het nummer op de kaart overeenkomen met de nummerplaat van het voertuig. Of bij het tanken moet de kilometerstand van het met de tankkaart overeenstemmende voertuig worden ingegeven. Zodra afwijkingen gedetecteerd worden, kan de vlootbeheerder gealarmeerd worden. Om tankmisbruik te beperken, kunnen tanklimieten per dag, week of maand worden ingesteld. Of worden bij voorbaat dagen afgesproken waarop de tankkaart niet gebruikt mag worden. Het is aan de hand van de uitgebreide rapporteringen van alle transacties dat vlug is na te gaan welke voertuigen of welke chauffeurs abnormaal hogere verbruikscijfers laten optekenen dan andere voertuigen of chauffeurs.
Budgetcontrole
In principe kan met een tankkaart alleen maar brandstof aangekocht worden. Op dat vlak verschilt ze dus van een kredietkaart op naam van een onderneming. Afhankelijk van het type tankkaart kunnen echter aanvullende aankoopbeperkingen gelden. Voor smeermiddelen, AdBlue, ruitenwisservloeistof ... Omdat tankkaarten op wekelijkse basis gefactureerd worden, blijven de bedrijfskosten met betrekking tot mobiliteit alvast overzichtelijker en eenvoudiger te controleren. Alle brandstof-, tol- of olietransacties zijn in één blik te overschouwen. Problemen met zoekgeraakte tankbonnetjes of niet-geregistreerde transacties worden voorkomen.
Gedigitaliseerd accountbeheer
Tankkaarten in combinatie met gedigitaliseerd accountbeheer resulteren in een gevat en exact overzicht van het actuele brandstofverbruik en andere met het wagenpark samenhangende kleine uitgaven. Dat kan ook een hulp zijn bij budgetvoorspellingen omdat men vertrekt van de meest recente en nauwkeurig(er) omlijnde, actuele brandstofkosten. Wat langetermijnbegrotingen exacter te becijferen maakt. Gedetailleerde tankrapporten van ieder vlootvoertuig zullen buitensporig hoge verbruikscijfers meteen blootleggen. Waarom verbruikt dat ene voertuig of die chauffeur opvallend meer brandstof dan de anderen gemiddeld verbruiken? Is dit het gevolg van technische mankementen? Of geeft een minder doeltreffende rijstijl hier de doorslag? In alle gevallen kunnen meteen maatregelen getroffen worden die vlug kunnen leiden tot brandstofbesparing.
Kostenbesparend
Tankkaarten verminderen de administratieve kosten. Omdat een vereenvoudigd verwerken en controleren van de uitgaven voor brandstof daar alvast één gevolg van is. Het manueel beheren van brandstofkosten volgens de klassieke betaal- en terugvorderingsmethoden was immers tijdverslindend en vaak onnauwkeurig. Niet enkel voor de opvolgingsadministratie maar ook voor de werknemer/chauffeur die de tankbeurt betaalde en nadien die bedragen moest terugvorderen. Invoering van de tankpas heeft geresulteerd in een adequate, veilige, handige en nauwkeuriger op te volgen – kostenbesparende – methode. Met tankkaarten worden alle transacties direct geregistreerd, kunnen die indien gewenst online opgevolgd, en nadien op wekelijkse basis gefactureerd worden. Er zijn ook aanbieders van tankpassen die – indien gewenst – onbeperkt toegang verlenen tot facturen uit het verleden.
Tijdrovende activiteiten bestonden voor de opvolgingsadministratie ook indien men met de klassieke methoden de betaal- en terugvorderingen voor het btw-hoofdstuk te verwerken kreeg. Ook hierin brengt de tankkaart een tijdbesparende uitkomst. Het beheer van tankpassen factureert alle zakelijke brandstoftransacties bondig en gedetailleerd. Dit op één overzichtelijke factuur die volstaat om de btw-terugvordering te reguleren. Dankzij de tankkaart hoeven ook geen brandstofkosten meer terugbetaald te worden aan de werknemers/chauffeurs.
Tijdbesparing wordt ook in de hand gewerkt met een tankpas die via een app toegang geeft tot een ‘station locator tool’. Lees: efficiënte routeplanning, met alle details (brandstofprijzen) van vlakbij de geselecteerde route gelegen tankstations. Bij de routebegeleiding naar die tankstations wordt rekening gehouden met realtime verkeersinfo en mogelijke omleidingen ingevolge verkeersopstoppingen na ongevallen of bij wegwerkzaamheden. Tijdbesparing dus bij het zoeken naar een tankstation. Online tankpasbeheer kan ook internetgeconnecteerd zijn. Waardoor men als wagenparkbeheerder, via mobile telefoon of iPad, altijd en overal de controle heeft over het tankgedrag en de brandstofkosten van de vloot.
Alles-in-één-tankkaart
Tankpassen zijn dus een veilig hulpmiddel om altijd en overal brandstof te kunnen tanken. Dankzij het beheer van die passen helpen ze ook in de budgetcontrole, kunnen ze de administratieve kosten beperken en mogelijke besparingen doorvoeren. Op meerdere manieren kunnen ze bijgevolg zelfstandige beroepen, kmo’s, grote vloten of transportbedrijven nuttig uitvallen in hun mobiliteitsbeheer.
Sommige tankkaarten voorzien naast de tankfaciliteiten ook in de verlening van extra diensten. Het betreft o.m. tankpassen die door meerdere brandstofmerken in België en heel Europa aanvaard worden en waarvan het gebruik kortingen op de officiële brandstofprijzen kan opleveren. (Sommige) Tankkaarten kunnen ook als betaalmiddel in carwashinstallaties gebruikt worden. Ook deze transacties verschijnen dan automatisch op de periodieke factuur. Ook de opvolging en administratie voor het reinigen van voertuigen wordt op deze wijze geminimaliseerd. Idem dito met tankkaarten die over geïntegreerde tolbadges beschikken of zelfs de mogelijkheid bieden om parkeergeld te betalen.
Tankkaarten en alternatieve aandrijvingen
Tankkaarten beperken zich niet langer tot het tanken van benzine en/of diesel. Ook het tanken van lpg en CNG kan tot de (aanvullende) mogelijkheden behoren. Zelfs voor het tanken van LNG (liquefied natural gas) – een vandaag zich nog specifiek tot de transportsector richtende brandstof – bestaan (te bespreken) tankmogelijkheden. Zeker nu het aantal LNG-stations (ook in de Benelux) toeneemt, vooral langs de internationaal druk bereden transportassen. Dat de toenemende auto-elektrificatie naast tankkaarten ook de exploitatie van laadkaarten zal aanzwengelen, is voor de hand liggend.
Vaste weekprijzen of dagprijs aan de pomp
De twee belangrijkste tarieven die van toepassing zijn bij het tanken met een tankkaart, worden bepaald door een vaste wekelijkse prijs of door de geldende dagprijs aan de pomp. Welke kaart het voordeligst uitvalt, is afhankelijk van de specifieke professionele behoeften die kenmerkend zijn voor de onderneming.
Bij het tanken met kaarten die worden verleend volgens de prijs aan de pompprincipes worden de dagelijks fluctuerende brandstofprijzen van de markt in rekening gebracht. Omdat tankstations niet overal dezelfde dagprijs hanteren kunnen de kostprijzen van tankbeurten op eenzelfde dag toch nog verschillen. Dit afhankelijk van het tankstation waar de chauffeurs tanken. Een pluspunt van een tankkaart met prijs aan de pomp is de brede netwerkdekking want de meeste tankstations accepteren dit kaarttype.
Met een tankkaart volgens het vaste (week)prijsprincipe bepaalt de groothandelsprijs het brandstoftarief. Deze prijzen blijven telkens een week geldig. Hoe die prijs tijdens die week ook varieert, de doorgerekende brandstofprijs blijft identiek. Tankkaarten met vaste prijs zijn interessant voor transportfirma’s met vrachtwagens, grote vloten en alle ondernemingen die beroepshalve veel kilometers op de teller moeten zetten. Ook dat is een van de redenen waarom tankstations die dit kaarttype aanvaarden zich hoofdzakelijk bevinden langs – of in de dichte nabijheid van – de belangrijkste transportroutes.
Tankkaarten vergelijken
De verscheidenheid aan tankkaarten is groot. De keuze van de best bij een onderneming passende tankkaart (en het bijhorende tankkaartbeheer) wordt er dus niet eenvoudiger op gemaakt. Wat dan wel zeker is? Dat de tankkaart een eerste stap vormt om besparingen op de brandstofkosten nauwlettend te kunnen opvolgen. Dat de administratieve kosten die het opvolgen van het tankgedrag vergen, drastisch geminimaliseerd kunnen worden. Gedigitaliseerd tankkaartbeheer is bovendien een handige tool in het opspeuren en beperken van eventuele tankfraude. De tankkaart moet dus vooral gezien worden als een veilig en eenvoudig hulpmiddel om de hoog oplopende brandstofkosten van een wagenpark adequaat te beheren en te beheersen.
Met zoveel tankkaarttypes op de markt blijft het inderdaad moeilijk om het juiste kaarttype te vinden bij een specifieke onderneming. Weet alvast dat op het internet vergelijkende hulpmiddelen te vinden zijn die die keuze een stuk helpen vereenvoudigen.
