Volledige integratie met ERP-software als digitale ruggengraat

Belang, functionaliteiten en struikelblokken

In de hedendaagse maakindustrie speelt ERP-software een steeds grotere rol. Bedrijven staan onder druk om sneller te werken en tegelijkertijd te voldoen aan strikte kwaliteitseisen. Maar het maken van foutloze berekeningen voor offertes, het bijhouden van voorraadniveaus noch het volgen van de productie in real time zijn eenvoudige taken zonder een geïntegreerd systeem. Door alles op één punt te centraliseren vermijd je inefficiënties en heb je op elk moment in het proces een perfect overzicht. In dit artikel staan we stil bij de behoeften die aan de basis liggen van de investering in ERP-software, we bespreken de belangrijkste functionaliteiten en wijzen tot slot ook op enkele mogelijke valkuilen bij de implementatie.

Een blik op de mogelijkheden

Laten we eerst even schetsen hoe een volledig geconnecteerde productieomgeving eruit kan zien. Zo krijg je een goed beeld van wat er theoretisch allemaal mogelijk is. Meteen zullen ook de voordelen duidelijk worden van een geïntegreerde aanpak die start en eindigt met het ERP-pakket, de digitale ruggengraat van je processen.

Orderbeheer

Een nieuw order zet de ketting in beweging. Een order ontvangen lukt tegenwoordig eenvoudig vanuit het ERP-systeem van de klanten, want idealiter verloopt ook deze initiële stap papierloos en zelfs zonder mail.

Daarvoor bestaan genoeg interfaces. Denk bijvoorbeeld aan het Smart Connected Suplier Network (SCSN), dat van een standaardformaat gebruikmaakt om gegevens tussen bedrijven uit te wisselen, zodat ze op een uniforme manier met elkaar kunnen communiceren. De verwerking van informatie over orders, leveringen, facturen en planningen verloopt op die manier eenvoudiger en is bovendien minder foutgevoelig wegens de afwezigheid van handmatige invoer en gegevensvertalingen.

In deze fase en op basis van de gegevens in het order en de daarbij horende inschatting van de kosten om een onderdeel te maken, kan via ERP een nauwkeurige offerteberekening worden gemaakt die het resultaat is van objectieve, vooraf ingestelde parameters.

Productie- en voorraadbeheer

Van zodra het order en de bijbehorende gegevens zijn gevalideerd, zal het ERP-systeem een productieorder opstarten en inplannen, rekening houdend met de beschikbaarheid van machines, personeel en materiaal. Indien de huidige voorraad van een bepaalde grondstof ontoereikend is, zal het ERP-systeem daarvoor een inkooporder starten.

Daarna moeten de NC-programma’s in CAM worden geschreven, gesimuleerd en voorbereid, inclusief onder meer de klemming en keuze van gereedschappen. Die technische vertaling naar de werkvloer vindt plaats in MES, maar de startdata zoals de gewenste hoeveelheden, specificaties en levertermijnen worden wel uit het ERP-systeem gehaald. 

Omgekeerd koppelt het MES-systeem ook informatie terug naar ERP. Dat gaat bijvoorbeeld over realtimeproductie- en -meetdata, belangrijk voor de kwaliteitsborging achteraf. Dankzij die koppeling kan je ook op elk moment zien waar en in welke fase een order zich precies bevindt.

Facturatie en nacalculatie

Wanneer een order klaar is, kan het systeem (indien gewenst) automatisch een bericht sturen naar de klant met de melding dat zijn bestelling gereed is voor verzending of afhaling. Dit is ook het moment om de nacalculatie te doen, zodat er daarna kan worden gefactureerd.

Voor die nacalculatie baseert ERP zich op de werkelijke data die via het MES-systeem zijn gecapteerd en doorgegeven, gegevens waaruit kan worden geleerd om kostenparameters eventueel bij te schaven met het oog op nog nauwkeurigere offertes bij toekomstige orders.

In het kader van kwaliteitsbeheer, traceerbaarheid en mogelijke normenprocedures kan je uit ERP ook makkelijk (meet)rapporten en alle denkbare analyses laten rollen. ERP zal tot slot nog de voorraad bijwerken.

ERP-software is de laatste jaren geëvolueerd van een in oorsprong eerder eenvoudig ordersysteem naar een platform dat de algehele bedrijfsvoering overspant en integreert

Schaalbaar op specifieke behoeften

Productieplanning, voorraadbeheer, toolmanagement, kwaliteitsbeheer, nacalculatie … het valt niet te ontkennen dat ERP-software de laatste jaren is geëvolueerd van een in oorsprong eerder eenvoudig ordersysteem naar een platform dat de algehele bedrijfsvoering overspant en integreert.

Bovendien zien we dat deze pakketten steeds vaker cloudgebaseerd zijn. Dat zorgt niet alleen voor meer flexibiliteit, ook op het vlak van kosten en schaalbaarheid biedt die werkwijze grote voordelen, met name voor kleinere bedrijven en kmo's die wel een efficiëntieslag willen maken en zoveel mogelijk af willen van manuele invoer, maar tegelijk niet de middelen hebben of de behoefte om in elke module te investeren.

Die schaalbaarheid biedt met andere woorden de mogelijkheid om het pakket in grote mate aan te passen aan bedrijfsindividuele behoeften en mee te groeien in de loop der tijd. Maar wat zijn die dan? Welke wensen vult een ERP-pakket in en wat zijn de voordelen daarvan? Het geschetste bedrijfsproces licht heel veel sluiers op.

Verhoogde efficiëntie en productiviteit

ERP-systemen centraliseren informatie en automatiseren bedrijfsprocessen, om ze zo te stroomlijnen. Het optimaliseren van processen en het elimineren van inefficiënties leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen, zowel in tijd als in middelen.

Door bijvoorbeeld een beter beheer van grondstoffen en productiecapaciteit, stijgt de voorspelbaarheid en kan verspilling die het gevolg is van een te grote voorraad, worden verminderd. Het minimaliseren van handmatige taken schakelt dan weer een mogelijke oorzaak van fouten uit, wat opnieuw de productiviteit ten goede zal komen.

Realtime-inzicht en data

Met ERP-software hebben maakbedrijven toegang tot realtimedata over productieprocessen, voorraadniveaus, machineprestaties en klantorders. Dat maakt het mogelijk om beter te plannen en slimmer middelen te alloceren.

Dankzij die toegang tot accurate data kan je ook beter geïnformeerd én sneller beslissingen nemen. Offertes, bijvoorbeeld, worden op die manier veel minder een schatting en zullen een pak dichter bij de werkelijke kosten liggen, zodat je je vingers niet verbrandt aan projecten.

Betere samenwerking en communicatie

Door alle afdelingen (zoals productie, inkoop, verkoop en financiën) in één systeem te integreren, verbetert ERP de samenwerking en communicatie binnen een bedrijf. Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, waardoor misverstanden worden voorkomen. Hetzelfde geldt overigens voor de communicatie en samenwerking met de klant, want informatie-uitwisseling tussen ERP-pakketten kan perfect.

Verbeterde klanttevredenheid

Dankzij nauwkeurige planningen, efficiënte productieprocessen en een beter voorraadbeheer kunnen maakbedrijven sneller leveren en makkelijk voldoen aan de verwachtingen van klanten. Dat verbetert de klanttevredenheid en versterkt de relaties met klanten, ook mede als gevolg van een vlottere communicatie.

Compliance en traceerbaarheid

Maakbedrijven moeten vaak voldoen aan strikte regels en standaarden, zoals veiligheidseisen en kwaliteitsnormen. ERP-software maakt het mogelijk om eenvoudig aan deze vereisten te voldoen door functies te bieden voor traceerbaarheid van producten en processen, audits en rapportages.

VALKUILEN
ERP-software biedt maakbedrijven niet alleen een geïntegreerd platform voor het beheren van al hun operationele processen, ze verbetert met de klap ook de efficiëntie, verlaagt de kosten en verhoogt de klanttevredenheid. Steeds meer bedrijven, ook kleinere, beseffen dat. Toch is het uitkijken voor een aantal valkuilen.

Eilandautomatisering
Eilandautomatisering verwijst naar systemen die geïsoleerd van elkaar opereren, zonder enige vorm van integratie met andere bedrijfssoftware. Verschillende afdelingen en machines functioneren zelfstandig maar delen hun gegevens niet. De kans is groot dat die gebrekkige datastromen zullen leiden tot een dubbele invoer van gegevens en andere inefficiënties, bovenop een onvolledig overzicht. De kwaliteit van je beslissingen zal daaronder leiden. In die zin heeft schaalbaarheid dus zeker een keerzijde: enerzijds trekt het kleinere bedrijven over de streep omdat het de investering beperkt, anders moet je erover waken dat je geen geïsoleerde eilandjes creëert, waardoor je je doel uiteindelijk voorbijschiet.

Onvoldoende voorbereiding
Een vooranalyse is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Zonder duidelijke doelen of inzichtelijke processen vergroot het risico op moeilijkheden of frustraties bij het gebruik en wordt de software eerder een hinderpaal dan een bruikbaar instrument. De kans bestaat immers dat je voor te complexe oplossingen gaat, of functionaliteiten kiest die te ver gaan en niet aansluiten bij je eigenlijke behoeften.

Gebrek aan training
De omschakeling van papierwerk en handmatige processen naar een digitale workflow is best groot en vergt wat aanpassing. Daarom moet je ook voldoende tijd besteden aan een degelijke opleiding en training van je medewerkers. Anders zullen vele functionaliteiten onbenut blijven en werkt het pakket suboptimaal.

De volledig geïntegreerde aanpak

In een volledig geïntegreerde aanpak vormt ERP-software de kern van alle bedrijfsprocessen. Van klantbeheer over productieplanning tot voorraadbeheer en facturatie: alles verloopt via het ERP-systeem. Door integraties met andere systemen zoals CAD/CAM en gereedschapsbeheer, kunnen verspanende bedrijven optimaal profiteren van de voordelen van automatisering en digitalisering.

Een goed geïmplementeerd ERP-systeem helpt bedrijven immers niet alleen om hun dagelijkse processen te stroomlijnen, maar stelt ze ook in staat om sneller in te spelen op marktveranderingen, kosten te verlagen en hun concurrentiepositie te versterken. Echter, succes hangt af van een grondige voorbereiding, de juiste keuze van het systeem, en een sterke focus op training en integratie.

Met de medewerking van ECI Software Solutions, MKG en Profitplus