De juiste ERP maakt een wereld van verschil

Slim beheer van grondstoffen als absolute meerwaarde

ERP-software (Enterprise Resource Planning) kan een cruciale meerwaarde zijn voor elk voedingsbedrijf. Uiteraard zijn er steeds bepaalde criteria die men in acht moet nemen bij het kiezen voor het juiste systeem. Waarop moet u zoal letten en wat kan ERP voor uw bedrijf betekenen?

De meerwaarde van ERP

Enterprise Resource Planning is software die zowat alle bedrijfsprocessen ondersteunt. ERP bestaat meestal uit kleine deelprogramma's (modules) die elk een specifieke taak hebben. Zo kan zo'n module gebruikt worden om de financiële administratie uit te voeren of voorraden bij te houden. Al deze deelprocessen worden geïntegreerd in een groter geheel, waardoor men het overzicht behoudt zonder te moeten rekenen op afzonderlijke programma's die niet (goed) onderling communiceren.

Concrete voordelen zijn bijvoorbeeld het slechts eenmalig moeten invoeren van heel wat soorten data. Denk aan gegevens die in een onderliggende database worden ingevoerd en daardoor door elk subprogramma worden gedeeld. Hierdoor wordt meteen de kans op fouten en inconsistenties verkleind. Bovendien biedt ERP een efficiëntere manier van werken, een betere communicatie en waarschijnlijk ook een kostenreductie.

Ook voor voedingsbedrijven

ERP kan heel wat voordelen brengen voor voedingsbedrijven. Deze ondernemingen moeten immers aan steeds meer eisen voldoen. Versheid, voedselveiligheid, traceerbaarheid, het volgen van allerlei normen en standaarden ... Dit alles is nodig om competitief te blijven en liefst ook om de winstmarges te vergroten. Kort gezegd: ERP helpt om nog het bos door het steeds grotere aantal bomen te zien.

Criteria

Aangezien ERP zo centraal komt te staan binnen een bedrijf, moet de gekozen software de onderneming volledig passen. Enkel dan kan het potentieel van ERP echt gerealiseerd worden: efficiëntie, transparantie van processen, snelle toegang tot data, doorgedreven digitalisering, kortere productiecycli, preciezere kostenberekeningen, bewaken van winstmarges, beheren van voorraden, betere communicatie, leveringen gericht op retail ...

De gekozen software moet de onderneming volledig passen

In de voedingsindustrie moet ERP aan extra eisen voldoen om succesvol geïmplementeerd te worden. Sowieso moet ERP alle productie- en logistieke functies dekken, om te vermijden dat men anders tussen verschillende systemen zou moeten schakelen. Bij deze een overzicht van de belangrijkste functionaliteiten, die idealiter op zich kunnen worden gebruikt.

1. Kosten beheren. Het ERP-systeem moet steeds in staat zijn precieze informatie te verschaffen over de kost van alle componenten. Dit is noodzakelijk om een betrouwbare basis voor beslissingen te creëren: denk bijvoorbeeld aan de vraagprijs van nieuwe producten.
2. Recepten beheren. Grondstoffen moeten steeds optimaal gebruikt worden. Recepten moeten dus correct beheerd worden. ERP kan de optimale combinatie van grondstoffen suggereren op een transparante en herproduceerbare manier die steeds voldoet aan de nodige normen.
3. Productie plannen. Verschillende deadlines, toevoer, machinecapaciteiten en opslagmogelijkheden spelen hun rol bij het optimaliseren van het productieproces. Het ERP-systeem moet toegang hebben tot data van de voorraad, productie en orders. Op deze manier kan de productie zodanig gecontroleerd worden dat bestaande orders en beschikbare grondstoffen continu in optimale omstandigheden op elkaar afgestemd worden. Onderhoud van de machines wordt eveneens ingepland.
4. Hardware integreren. Een goed ERP-systeem vraagt de nodige hardware, zoals labelwegers, productiemachines en picking-toestellen. Al deze componenten moeten van de juiste informatie voorzien worden, ongeacht de diversiteit hierin. Op deze manier kan u ook de efficiëntie van deze apparatuur (OEE) meten, zowel per onderdeel als voor het gehele proces.
5. Verzekeren van kwaliteit en traceerbaarheid. Kwaliteitsbeheer is en blijft hét belangrijkste aspect binnen de voedingsindustrie. Correcte declaratie van ingrediënten, traceerbaarheid van hun oorsprong en de relevante wetten en certificeringen zijn van groot belang. Functies voor de tracering van de oorsprong van grondstoffen alsook systemen om kwaliteit te controleren moeten integrale onderdelen zijn van het gekozen ERP-systeem.

Keuzefactoren

Er is geen kant-en-klare oplossing voor ERP: in elk geval moet er nagegaan worden wat de specifieke noden zijn en hoe alle structuren en processen aan elkaar hangen. Wij overlopen alvast de belangrijkste factoren om rekening mee te houden.

1) Wat wil u bereiken met ERP?

Op basis van al het voorgaande klinkt ERP alvast erg aanlokkelijk. De vraag blijft echter wat u concreet wil bereiken met deze software. Het komt erop neer om ook niet té ingewikkelde oplossingen te kopen die functies bevatten die nooit gebruikt worden.

Het is dus cruciaal om doelen en verwachtingen vast te leggen. Prioriteiten bepalen is dus noodzakelijk en dit moet in breed overleg gebeuren. Bovendien zijn goed gedefinieerde doelen nodig om überhaupt de ROI te kunnen bepalen.

2) ERP voor uw specifieke situatie

Een aantal industriespecifieke functionaliteiten kunnen uw leven makkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan eenvoudige beeldanalyse, die volautomatische classificering van grondstoffen volgens vastgelegde criteria faciliteert. Automatische identificatie van gesorteerde ingrediënten hoort ook tot de mogelijkheden.

Maar misschien heeft u geheel andere noden? Hiervoor wil u mogelijk een op maat gemaakte oplossing zonder hoge kosten aan programmering en consultants. Idealiter dekt de gekozen software uw individuele bedrijfsdoelen, niet door veel te programmeren, maar door bepaalde parameters in te stellen.

Dashboards, rapportage of verbindingen met databronnen moeten op maat gemaakt zijn en behouden blijven bij updates. Bediening van de software moet intuïtief en beveiligd zijn. Zorg er steeds voor dat uw ERP-leverancier de nodige referenties opgeeft en dat u de software in kwestie in de praktijk kan uitproberen.

3) De juiste modules op het juiste moment

Uw bedrijf ontwikkelt zich: de onderliggende ERP-software moet hier dan ook rekening mee houden. Software met een modulaire structuur biedt de mogelijkheid om eender wanneer functionaliteiten toe te voegen.

De keuze voor een bepaalde module hangt af van de vastgelegde prioriteiten en hoe deze evolueren. Een geleidelijke, modulaire aanpak kan soms aangeraden zijn, wanneer direct grootschalig overschakelen niet aangewezen is. Houd er ook rekening mee of alle modules die u ooit nodig zou hebben ook daadwerkelijk aangeboden worden.

4) Duurzaamheid en de toekomst

Zorg er ook steeds voor dat de gekozen software in staat is om de groei van uw bedrijf bij te houden. Nieuwe grondstoftypes en productieprocessen moeten zonder problemen kunnen worden geïntegreerd. Onderzoek de leveranciers van ERP grondig: binnen tien jaar wil u mogelijk nog steeds kunnen rekenen op hun ondersteuning. Ga dus na of er regelmatig updates en nieuwe modules komen.

Een aantal factoren om op te letten: integratie van meerdere talen en munten, bijstellen van bestaande processen, verbindingen met andere systemen, integratie van nieuwe oplossingen, stabiliteit van de ERP en inherente flexibiliteit om nieuwe functies aan te kunnen.

5) Toegang tot de nodige data

Mobiliteit wordt steeds belangrijker; het flexibel invoeren en oproepen van data dus ook. Denk aan data van ontvangen grondstoffen, mobiele picking met MDC-toestellen, pick by voice of pick by vision en het controleren van de nieuwste rapporten terwijl u niet op kantoor bent. De voordelen zijn duidelijk: een hogere productiviteit, meer transparantie en flexibiliteit en bovenal een hogere kwaliteit van data en processen.

Tegenwoordig is een volautomatische smart factory zonder mobiele input van data ondenkbaar geworden. Tablets, smartbrillen en scanners kunnen geïntegreerd worden in het systeem, zodat de data hiervan meteen verwerkt kunnen worden. Problemen en bottlenecks kunnen zo snel verholpen worden. Ten slotte is het belangrijk dat de juiste werknemer bij de nodige data kan: toegang op basis van welbepaalde rollen dus.

Data moet overal en altijd toegankelijk zijn, maar ook efficiënt verwerkbaar

6) Veiligheid

Cybersecurity moet fundamenteel ingebakken zitten in de ERP. Soms mogen enkel bepaalde personen toegang hebben tot specifieke data: loginbeperkingen en autorisatie van toegang zijn noodzakelijk.

Denk ook na over de aard van de ERP-dienst die u wenst aan te schaffen: een licentie op zich of eerder software-as-a-service. Het bewaren van data is steeds van het grootste belang. Wanneer de software in feite draait op externe servers, kan u besparen op capaciteit en kosten. Doorgaans zorgt dit ook voor extra beveiliging en garanties voor de bescherming van uw data.

7) Complementariteit met andere software

ERP staat doorgaans centraal binnen een bedrijf en moet als dusdanig met heel wat andere software data en instructies uitwisselen. Denk maar aan CRM, SCM of MES, waarvan de integratie door bijna alle ERP-leveranciers wordt gegarandeerd. Het is uiteraard eenvoudiger als veel van deze functionaliteiten reeds in de ERP zelf zitten.

In heel wat gevallen is het echter noodzakelijk om bedrijfsspecifieke oplossingen, oude software of speciale machinedata te integreren. Hiervoor zijn extra interfaces (API's) nodig. Afhankelijk van het systeem kan dit gaan om een commercieel beschikbaar API of om op maat gemaakte oplossingen. Vraag dus steeds welke interfaces er aangeboden worden.

Implementatie

Hoe kan de gekozen ERP efficiënt geïntegreerd worden? Het succes van een dergelijk systeem hangt immers deels af van de snelheid waarmee het geïmplementeerd wordt. Er zijn dus een aantal zaken waarop u moet letten.

1. De ERP-oplossing moet makkelijk via standaardinterfaces verbonden kunnen worden.
2. Er bestaat reeds een geteste en succesvolle strategie voor het introduceren van het systeem.
3. De leverancier heeft reeds gelijkaardige projecten geïmplementeerd.
4. De leverancier beschikt over een team van consultants met de nodige ervaring binnen de voedingssector.

Hier nog een aantal handige tips om rekening mee te houden. Zo is het cruciaal om iedereen binnen het bedrijf te betrekken bij dit proces. Ga na wat de wensen op de werkvloer zijn en hoe ERP hiervoor een oplossing kan bieden. Zo creëert u engagement en garandeert u dat bestaande kennis over de processen naar de ERP-oplossing vloeit. Plan voldoende tijd in voor training en geef zeker de belangrijkste gebruikers extra training op voorhand.

Plan de implementatie zorgvuldig, met een duidelijk afgebakend doel, budget en bijhorende middelen. Zo kan u het project vervolgens grondig beoordelen aan de hand van de juiste factoren. Gebruik de eerder gedefinieerde kernprocessen als een richtlijn. Vraag uw consultants ook naar flexibele methodes, wat u tijd zal uitsparen. Zorg dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om de implementatie te faciliteren. Het opvolgen hiervan kost tijd en geld: investeer deze dan ook navenant.

Om te migreren van het ene systeem naar het andere – of om gewoon veel data over te zetten – moet er grondig voorbereid worden. Denk steeds aan het archiveren van data die niet getransfereerd werden. Grondig documenteren van het hele proces is eveneens noodzakelijk: van de initiële vereisten tot documenten nodig voor de belastingen.

Ten slotte is het belangrijk om het nieuwe systeem uitvoerig te testen alvorens live te gaan. Idealiter doet u dit met een onderdeel van de ERP of draait u het oude systeem een tijd in tandem met het nieuwe. Op deze manier bent u klaar om uw bedrijf en grondstoffen efficiënter dan ooit te beheren!

Met medewerking van CSB-System en Ikologik