Weinig investeringen die zoveel rendement brengen als ERP-software

Bent u liever bezig met uw vak dan met papierwerk? Dan bent u niet alleen. Gelukkig zijn er vandaag gebruiksvriendelijke softwaretools op maat die u zonder voorkennis meteen op weg helpen. Geen gedoe meer met trage offertes, foutjes in facturen of vergeten werkuren en materialen. Door te digitaliseren krijgt u een helder overzicht van uw lopende projecten én uw financiële situatie – altijd en overal.

Waarom kiezen voor digitale registratie?

Werkbonnen op papier worden niet altijd netjes ingevuld. Soms is het handschrift onleesbaar of raakt het papiertje gewoon kwijt. En dan moet iemand op kantoor – vaak na de werkuren – alles nog overtypen in de computer. Als zo’n werkbon niet klopt, dan klopt de nacalculatie ook niet. Daardoor weet u niet precies wat een werk écht heeft gekost, en dat zorgt voor fouten in de facturatie. 

Boekhouders zeggen het vaak: slechte nacalculatie is een van de redenen waarom bedrijven failliet gaan. Door alles digitaal te registreren, weet u precies hoeveel tijd en materiaal er in een project kruipt, en wat u daar effectief aan verdient. U vermijdt veel meer menselijke fouten, wint tijd en houdt uw prijzen en marges beter onder controle.

Enorme tijdwinst

Wat vroeger pas 's avonds of zelfs dagen later werd ingegeven, is vandaag meteen beschikbaar en snel verwerkt. Eén scan en u weet wie wat deed, hoelang iets duurde en welk materiaal gebruikt werd. Rapporten rollen automatisch uit het systeem, zonder tussenkomst van administratie.

Voor medewerkers is het ook aangenamer: niet meer zoeken naar pen en papier, geen frustratie over verloren bonnen. Ze hoeven alleen nog hun badge of telefoon te gebruiken. Ook de backoffice werkt efficiënter: geen ontcijferwerk meer, maar directe data die u kan gebruiken.

Een digitaal registratiesysteem betaalt zichzelf snel terug, alleen al door de tijdwinst die u ermee boekt

Weet wat er binnen het bedrijf gebeurt

Een digitale oplossing werkt pas écht goed als iedereen meewerkt. Leg daarom aan medewerkers duidelijk uit waarom u overstapt en hoe het in ieders voordeel werkt. Betrek het team bij de opstart, en test samen wat wel of niet werkt. Bouw de overgang gefaseerd op, en gebruik de eerste weken als leermoment.

Snelle overzichtelijke offertes

Winstgevendheid begint bij een correcte nacalculatie. Wie systematisch bijhoudt wat een project écht heeft gekost in tijd en materiaal, kan zijn offertes aanscherpen en marges beter bewaken. Bijvoorbeeld: stel dat uw concurrent 10% van de prijs afdoet in zijn offerte, dan weet u dankzij de nacalculatie of u 15% lager kan gaan in prijs of niet.

Bovendien zorgt een transparant overzicht ervoor dat klanten sneller overtuigd zijn van uw gemaakte factuur. Met digitale registratie kan u zelfs dag per dag een overzicht geven van de uitgevoerde werken – inclusief bewijsfoto’s, materiaalgebruik en personeelsinzet.

Templates voor producten en werkuren

Werkt u met vaste producttypes of vaste types werkuren? Dan kan u met software handige sjablonen op maat van het bedrijf maken. Bij een aanvraag voor bijvoorbeeld tien kasten begint u gewoon “kast” te typen. Meteen krijgt u een dropdown met alle aangemaakte types, materialen en bewerkingen. Enkel de hoeveelheden of prijzen aanpassen, en u bent klaar. Binnen de minuut rolt de offerte eruit.

Meer opties, meer grip op uw marge

Digitale offertes zijn meer dan een prijsdocument. Men kan posten toevoegen voor extra’s, zoals plaatsing, afwerking of transport – ideaal voor een correcte (na)calculatie. U krijgt al in de offertefase inzicht in de rendabiliteit van een project, en u voorkomt dat u te weinig marge rekent.

Bovendien wordt eenvoudig het juiste btw-tarief per opdracht ingesteld, voegt u uw algemene voorwaarden toe (die zelf aan te passen zijn) en rekent u eventuele kortingen automatisch door. Alles wordt digitaal bewaard en visueel opgevolgd in het systeem.

Na goedkeuring maakt u van de offerte met één klik een orderbevestiging of een conceptfactuur. Dat spaart opnieuw tijd én zorgt voor een professionele indruk bij de klant.

Nauwkeurige facturatie

U werkt liever in het atelier of op de werf dan achter een stapel papieren facturen? Begrijpelijk. Dankzij digitale facturatie verliest u geen kostbare tijd meer met het verzamelen en controleren van cijfers. Alles wordt netjes verwerkt, opgeslagen én doorgestuurd naar de boekhouder.

Facturen inscannen en klaar

Werkt u niet met offertes, zoals uitgelegd in het vorige hoofdstuk? Dat hoeft geen probleem te vormen. Er bestaat de optie om de aankoopfactuur in te scannen – op papier of in pdf – en de software haalt automatisch alle gegevens eruit via tekstherkenningssoftware.

Andere systemen werken met een eenvoudige upload of zelfs drag & drop. U controleert of alles klopt, en kan vlot afwerken. De factuur wordt digitaal bewaard en kan meteen doorgestuurd worden naar de boekhouder. 

Sneller factureren, sneller betaald

Ook een nieuwe factuur aanmaken gaat vrij snel: een factuurnummer wordt automatisch toegekend, u vult zelf de prijzen in of selecteert uit de sjablonen voor producten en werkuren. Een extra koppeling met verscheidene diensten is een optie: u zoekt professionele klanten op in de Kruispuntbank voor ondernemingen (KBO) en downloadt alle gegevens automatisch. Ofwel vult u ze zelf aan.

Versturen kan digitaal via e-mail, PEPPOL of – als u dat wil – via de post waarbij het van op afstand afgedrukt en verzonden wordt. Het systeem houdt bovendien automatisch bij wie al betaald heeft en wie niet. U ziet in één oogopslag hoeveel dagen er nog resten tot de vervaldatum. Als die overschreden is, wordt er automatisch een herinnering gestuurd. Sommige systemen kunnen zelfs een incassotraject opstarten voor onbetwiste facturen aan bedrijven. U kiest hoe ver u gaat.

Inkoopfacturen

Niet alleen de verkoopfacturen worden netjes verwerkt, ook de inkomende facturen. Die worden ingelezen en komen terecht in een overzicht. Via een koppeling met uw bank vinkt u gewoon aan welke u wil betalen. Snel en veilig via de bankapp of QR-code.

Welk softwarepakket is op maat van jouw bedrijf?

Wat is de beste software voor u? Goede software herkennen is niet eenvoudig. Idealiter combineert de applicatie gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit.

• Is het programma flexibel en kunt u het aanpassen naar uw eigen situatie en behoeften?
• Is de programmering solide?
• Biedt het pakket effectief een meerwaarde voor uw bedrijf?
• Zit de flow ervan logisch en overzichtelijk in elkaar?
• Is de interface herkenbaar en intuïtief?
• Kunt u de software koppelen met andere, bestaande programma’s?
• Kan uw software meegroeien als uw bedrijf groeit?

Het speelt allemaal mee. Twijfelt u, neem dan zeker de proef op de som en vraag een demo aan.

Standaard, op maat, of beide?

Zowel standaardpakketten als softwarepakketten op maat hebben hun voor- en nadelen. Voor vele kmo’s is een standaardpakket de juiste fit. Bij maatwerk kan de investering wat hoger oplopen, maar dan is de software wel volledig afgestemd op jouw bedrijf.

Werken met modules is een interessante tussenoplossing tussen standaardsoftware en maatwerk in. In dat geval start u met een basispakket, waarbij u waar nodig uitbreidingen laat implementeren, bijvoorbeeld voor voorraadbeheer of boekhouding. Maar dan moet u dus goed op voorhand nadenken over wat u wilt en wat u nodig hebt, om nodeloze software (en dus kosten) te vermijden. 

De meeste leveranciers bieden een standaardpakket aan, waarop verder kan worden gebouwd, naargelang jouw vraag. Daarom is het belangrijk dat u open en eerlijk met de leverancier overlegt: een goede softwareontwikkelaar zal naar u luisteren, u adviseren en een voorstel op maat doen.

Opleiding en begeleiding

Goede ontwikkelaars willen u ook begeleiden en opleiden. Na de implementatie van een (test)versie zullen ERP-consultants de werking van de software verduidelijken. Zo’n opleiding gebeurt vaak hands-on, bij u op kantoor, en wordt dan gegeven aan een of meerdere gebruikers.

Soms worden enkele key users opgeleid, waarna ze hun kennis aan de andere medewerkers doorgeven. Bij SaaS (Software as a Service) geniet u ook ondersteuning na verkoop, per mail, chat of telefoon. Soms kunt u ook heropfrissingscursussen of bijkomende opleidingen over bepaalde onderwerpen volgen (bijvoorbeeld wanneer de basissoftware wordt uitgebreid). Een update wordt mogelijk toegelicht via een webinar.

Goed om te weten: een deel van het budget dat u aan opleidingen besteedt, kunt u in Vlaanderen mogelijk terugvorderen via de kmo-portefeuille.

Slimme troeven die het verschil maken

Overal raadpleegbaar

Uw administratie is overal beschikbaar: op laptop, tablet of smartphone – in het atelier, op kantoor of op de werf. Meerwerken noteert u meteen ter plaatse, gekoppeld aan het juiste project.

Elke medewerker krijgt een eigen login met afgeschermde toegang waar nodig. Alles is beveiligd via Microsoft-login en opgeslagen op Europese servers, volledig conform de GDPR-wetgeving. Zo werkt u veilig, flexibel én altijd met de juiste info bij de hand.

Btw-aangifte

De meeste digitale systemen geven een voorlopige indicatie van het verschuldigde btw-bedrag. Zo heeft u doorheen het kwartaal een beter zicht op de liquiditeit. Toch blijft de expertise van uw boekhouder cruciaal.

Het grote voordeel? Dankzij de centraal beheerde en overzichtelijk gestructureerde documenten hoeft de boekhouder zich niet meer bezig te houden met opzoekwerk of ontbrekende info. Zo houdt hij meer tijd over om u gericht advies te geven.

Digitale klantenhistoriek

Met een digitale klantenhistoriek heeft u alle communicatie met uw klanten altijd binnen handbereik: e-mails, telefoons, afspraken, opmerkingen en zelfs klachtmeldingen. Combineer dat met gedetailleerde prestatielijsten per project – inclusief pauzes, reistijd en uitgevoerde werken – en u voorkomt discussies achteraf. De klant weet exact waarvoor hij betaalt, en u behoudt het overzicht.

Geïntegreerd voorraadbeheer

Slimme software maakt uw voorraadbeheer verrassend eenvoudig. Vanuit de eigen productlijsten voegt u artikels rechtstreeks toe aan offertes of werkbonnen. Wanneer u onder een bepaalde voorraadgrens zakt, krijgt u automatisch een melding. Zo vermijdt u onaangename verrassingen op de werf of in het atelier, en bestelt u altijd op tijd bij. Sommige pakketten zijn zelfs gekoppeld aan uw leverancier, zodat u automatisch de actuele prijs en beschikbaarheid ziet.

Met dank aan Optedo, Robaws en RAS