RARES SONT LES INVESTISSEMENTS
QUI RAPPORTENT AUTANT

CINQ AVANTAGES DE L’ENREGISTREMENT DIGITAL DES HEURES DE TRAVAIL ET DU MATERIEL

Sur le chantier, tout est enregistré, des heures de travail à l’utilisation du matériel. Un calcul a posteriori permet ensuite de connaître le coût exact d’un projet. Mais il arrive encore trop souvent que l’on utilise des bons de travail en papier qui doivent être remplis et traités à la main. Un enregistrement digital est beaucoup plus efficace et ‘coûte’ moins de temps.

POURQUOI UN ENREGISTREMENT DIGITAL?

Les bons de travail rédigés à la main ne sont pas toujours remplis avec précision, ils ne sont pas toujours lisibles et il arrive parfois qu’il manque une feuille. Tous ces bons doivent encore être traités au bureau – en général après les heures. Si un bon n’est pas rempli correctement, le calcul a posteriori n’est pas précis, ce qui peut avoir de fâcheuses conséquences pour la facturation des travaux et déséquilibrer la fixation de prix à long terme. Les comptables imputent souvent une faille à un mauvais calcul a posteriori. En effet, celui-ci est très important pour comparer le prix réel avec l’offre ou avec ce que le client paie réellement. En l’effectuant systématiquement pour chaque projet, on peut contrôler et fixer les prix et les marges bénéficiaires. On sait aussi combien de collaborateurs ont travaillé sur le projet, combien de temps, et ce qu’on gagne pour ces heures de travail. L’enregistrement digital évite toutes les erreurs humaines. Découvrez ces cinq principaux avantages.

1. Simplicité

Simplifiez-vous la vie. Le suivi des heures de travail et l’enregistrement du matériel ne doivent pas être une prise de tête. Si ces tâches deviennent trop compliquées, les gens décrochent. Plus cet enregistrement est simple, plus il est correct. Par exemple, on peut travailler avec des codes-barres et un scanner. Chaque projet est introduit dans un logiciel et pour chacun, on définit plusieurs postes de travail et du matériel. Dans l’atelier ou sur le chantier, le travailleur scanne le code-barres sur une feuille chaque fois qu’il termine une tâche. Idem pour l’utilisation de matériel. Si le matériel n’a pas de
code-barres, on peut le chercher sur une appli hors ligne avec un smartphone ou une tablette. Le logiciel sait tout immédiatement. Les rapports donnent un calcul a posteriori clair et constituent la base de la facturation.

Cinq points importants pour ceux qui veulent franchir le pas

1. Keep it simple: Ne vous compliquez pas la vie. Cherchez des systèmes digitaux simples qui ne constituent pas une charge supplémentaire pour le terrain ou les employés.
2. Evoluez en douceur: Laissez l’aspect digital s’insinuer progressivement dans votre culture d’entreprise. Souvent, les gérants veulent aller trop vite, lorsqu’ils voient le premier rapport. Quand ils font la comparaison avec le travail et le temps qu’ils devaient investir avant pour obtenir les mêmes informations, ils veulent tout digitaliser.
3. Prévoyez du temps pour la transition: Les premières semaines, il est bon de consacrer une demi-heure chaque jour à l’enregistrement digital. Il est alors intéressant de parcourir la bibliothèque digitale d’un oeil critique et d’y apporter les adaptations nécessaires.
4. Préparez-vous correctement: L’accent n’est pas mis sur le logiciel et les ordinateurs. Le plus important est de savoir ce que vous voulez connaître et mesurer avec l’enregistrement digital en tant qu’entreprise. Faites un remue-méninges à ce sujet et établissez une liste.
5. Impliquez les collaborateurs: Expliquez bien l’objectif à tous les collaborateurs. Ne les faites pas commencer à l’aveugle et ne leur donnez pas l’impression qu’ils seront davantage contrôlés. L’enregistrement digital est un effort commun de toute l’entreprise.

2. Précision

L’enregistrement digital n’embellit pas la réalité, comme peuvent le faire les gens en comptant un quart d’heure en plus ou en moins sur un bon de travail. Le système digital enregistre uniquement les faits, sans émotions. Sans cela, on risque de traîner pendant des années une imprécision qui mène droit à la faillite.

3. ENORME GAIN DE TEMPS

Avec les bons de travail, il faut encore tout introduire dans le système le soir. Avec l’enregistrement digital, on obtient après la journée un rapport avec toutes les données possibles: un rapport par travailleur, sur le taux d’occupation des machines, sur le projet, … Et il est encore possible de diviser ces rapports à l’infini. En même temps, vous pouvez informer vos clients au jour le jour de l’avancement du projet et de son coût. Cela entraîne aussi moins de désagréments pour le personnel. Les travailleurs ne doivent plus remplir des papiers à chaque opération et regarder chaque fois leur montre. Ils n’ont plus qu’à scanner. Les employés aussi sont satisfaits, car ils ne doivent plus chipoter avec tous ces bons (remplis parfois de manière brouillonne). L’enregistrement digital n’est pas une solution miracle, mais un must pour chaque entreprise qui veut savoir où elle en est. Et l’investissement dans le logiciel vaut la peine. Il se récupère en trois mois grâce à l’énorme gain de temps qu’il permet de réaliser. Rares sont les investissements aussi rentables! Ce genre d’enregistrement est aussi indispensable dans les petites entreprises.

4. UTILE POUR LES OFFRES

Un calcul a posteriori précis entraîne à long terme des prix précis, des marges bénéficiaires précises et un meilleur aperçu de la fixation de prix. Par exemple, si votre concurrent diminue le prix de 10% dans son offre, vous savez, grâce
au calcul a posteriori, si vous pouvez baisser le prix de 15% ou non. Un calcul a posteriori précis aide aussi à prendre les bonnes décisions concernant de nouveaux investissements.

5. SACHEZ CE QUI SE PASSE

Grâce à l’enregistrement digital, le gérant sait tout ce qu’il se passe sur le terrain. Impliquez les collaborateurs dans cette aventure dès le début. Ne leur donnez pas l’impression d’avoir leur chef sur le dos, mais plutôt que l’enregistrement digital est utile pour un fonctionnement plus performant de l’entreprise. Cet outil peut également être utile pour les écoles. Les collaborateurs qui sont confrontés à l’enregistrement digital dès l’école, voient immédiatement ses avantages.