Peu d'investissements sont aussi rentables que les logiciels ERP

Vous préférez vous occuper de votre métier plutôt que de la paperasserie? Vous n'êtes pas seul dans ce cas. Heureusement, il existe aujourd'hui des logiciels conviviaux et sur mesure qui vous aident à démarrer sans connaissances préalables. Fini le temps des devis trop lents, des erreurs dans les factures ou des oublis d'heures de travail et de matériaux. La numérisation vous donne un aperçu clair de vos projets en cours et de votre situation financière, à tout moment et en tout lieu.

Pourquoi choisir l'enregistrement numérique?

Les bons de travail sur papier ne sont pas toujours remplis avec soin. Parfois, l'écriture est illisible ou le morceau de papier est tout simplement perdu. Et il faut que quelqu'un au bureau retape tout à l'ordinateur - souvent après les heures de travail. Si le bon de travail est incorrect, le calcul qui s'ensuit est également incorrect. Par conséquent, vous ne savez pas exactement ce qu'un travail a réellement coûté, ce qui entraîne des erreurs de facturation.

Les comptables le disent souvent: un mauvais post-calcul est l'une des raisons pour lesquelles les entreprises font faillite. En enregistrant tout sous forme numérique, vous savez exactement combien de temps et de matériel ont été consacrés à un projet et ce qu'il vous rapporte effectivement. Vous évitez de nombreuses erreurs humaines, vous gagnez du temps et vous contrôlez mieux vos prix et vos marges.

Un gain de temps considérable

Ce qui n'était saisi que le soir, voire des jours plus tard, est aujourd'hui immédiatement disponible et rapidement traité. Un seul coup d'œil et vous savez qui a fait quoi, combien de temps cela a pris et quel matériel a été utilisé. Les rapports sortent automatiquement du système, sans intervention de l'administration.

C'est également plus agréable pour les collaborateurs: plus besoin de chercher un stylo et du papier, plus de frustration à cause des bons de travail perdus. Il leur suffit d'utiliser leur badge ou leur téléphone. Le back-office fonctionne également plus efficacement: il n'y a plus de travail de déchiffrage, mais des données que vous pouvez utiliser directement.

Un système d'enregistrement numérique est rapidement rentabilisé, rien que par le temps qu'il permet de gagner

Savoir ce qui se passe dans l'entreprise

Une solution numérique ne fonctionne vraiment bien que si tout le monde coopère. Expliquez donc clairement à vos collaborateurs pourquoi vous passez à une solution numérique et en quoi elle est avantageuse pour tout le monde. Impliquez l'équipe dès le début et testez ensemble ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Procédez à la transition par étapes et consacrez les premières semaines à l'apprentissage.

Des devis clairs et rapides

La rentabilité commence par un post-calcul correct. Si vous gardez systématiquement la trace de ce qu'un projet a réellement coûté en temps et en matériel, vous pouvez faire des devis plus serrés et mieux contrôler les marges. Par exemple, si votre concurrent réduit de 10% le prix de son offre, vous saurez, grâce à un post-calcul, si vous pouvez baisser votre prix de 15% ou non.

En outre, une vue d'ensemble transparente permet aux clients d'être plus rapidement convaincus par votre facture. Grâce à l'enregistrement numérique, vous pouvez même fournir un aperçu journalier des travaux effectués - y compris les photos de contrôle, l'utilisation des matériaux et l'affectation du personnel.

Modèles pour les produits et les heures de travail

Vous travaillez avec des types de produits fixes ou des types d'heures de travail fixes? Dans ce cas, vous pouvez créer avec le logiciel des modèles pratiques adaptés à l'entreprise. Lors d'une demande de dix armoires, par exemple, il vous suffit de taper 'armoire'. Vous obtenez immédiatement une liste déroulante avec tous les types, matériaux et opérations créés. Il suffit d'ajuster les quantités ou les prix, et le tour est joué. En moins d'une minute, le devis s'affiche.

Plus d'options, plus de prise sur votre marge

Les devis numériques sont plus qu'un simple document de prix. Vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires, tels que l'installation, la finition ou le transport, ce qui est idéal pour un (post-)calcul correct. Dès la phase de devis, vous avez une idée de la rentabilité d'un projet et vous évitez de facturer une marge trop faible.

En outre, il est facile de fixer le taux de TVA correct par commande, d'ajouter vos conditions générales (que vous pouvez adapter vous-même) et d'imputer automatiquement les remises éventuelles. Tout est stocké numériquement et contrôlé visuellement dans le système.

Après approbation, vous pouvez transformer l'offre en confirmation de commande ou en projet de facture d'un simple clic. Vous gagnez ainsi du temps et donnez au client une impression de professionnalisme.

Une facturation précise

Vous préférez travailler dans l'atelier ou sur le chantier plutôt que derrière une pile de factures? C'est compréhensible. Grâce à la facturation numérique, vous ne perdez plus un temps précieux à collecter et à contrôler les chiffres. Tout est traité, stocké et transmis au comptable.

Numériser les factures et le tour est joué

Vous ne travaillez pas avec des devis, comme expliqué dans le paragraphe précédent? Ce n'est pas un problème. Il est possible de scanner la facture d'achat - sur papier ou au format PDF - et le logiciel extrait automatiquement toutes les données par le biais d'un logiciel de reconnaissance de texte.

D'autres systèmes fonctionnent par simple téléchargement ou même par 'glisser-déposer'. Vous vérifiez que tout est correct et vous pouvez terminer rapidement. La facture est sauvegardée numériquement et peut être immédiatement transmise au comptable.

Facturation plus rapide, paiement plus rapide

La création d'une nouvelle facture est également assez rapide: un numéro de facture est attribué automatiquement, vous introduisez vous-même les prix ou vous choisissez parmi les modèles pour les produits et les heures de travail. Un lien supplémentaire vers différents services est possible: vous recherchez des clients professionnels dans la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) et téléchargez automatiquement toutes les données. Ou alors vous les introduisez vous-même. 

L'envoi peut se faire numériquement par e-mail, par PEPPOL ou - si vous le préférez - par la poste (dans ce cas, le document est imprimé à distance puis envoyé). Le système garde automatiquement la trace de ceux qui ont déjà payé et de ceux qui ne l'ont pas fait. Vous pouvez voir en un coup d'œil combien de jours il reste avant la date d'échéance. Si l'échéance est dépassée, un rappel est automatiquement envoyé. Certains systèmes peuvent même lancer une procédure de recouvrement pour les factures non contestées aux entreprises. C'est vous qui choisissez jusqu'où vous allez.

Factures d'achat

Il n'y a pas que les factures de vente qui sont traitées correctement, les factures entrantes aussi. Celles-ci sont lues et se retrouvent dans un aperçu. Via un lien avec votre banque, vous cochez simplement celles que vous souhaitez payer. Rapidement et en toute sécurité via l'application bancaire ou le code QR.

Quel logiciel convient le mieux à votre entreprise?

Quel est le meilleur logiciel pour vous? Il n'est pas facile de reconnaître un bon logiciel. Dans l'idéal, l'application allie convivialité et fonctionnalité.

• Le programme est-il flexible et pouvez-vous l'adapter à votre situation et à vos besoins?
• La programmation est-elle solide?
• Le logiciel apporte-t-il effectivement une valeur ajoutée à votre entreprise?
• Son flux est-il logique et clair?
• L'interface est-elle reconnaissable et intuitive?
• Pouvez-vous lier le logiciel à d'autres programmes existants?
• Votre logiciel peut-il évoluer avec la croissance de votre entreprise?

Tout cela entre en ligne de compte. En cas de doute, n'hésitez pas à en faire l'expérience par vous-même et à demander une démonstration.

Standard, sur mesure ou les deux?

Les logiciels standard et sur mesure ont tous deux leurs avantages et leurs inconvénients. Pour de nombreuses PME, un logiciel standard est la solution idéale. Avec le sur-mesure, l'investissement peut être un peu plus élevé, mais le logiciel est alors entièrement adapté à votre entreprise.

L'utilisation de modules est une solution intermédiaire intéressante entre le logiciel standard et le sur-mesure. Dans ce cas, vous commencez avec un logiciel de base et vous faites installer des extensions si nécessaire, par exemple pour la gestion des stocks ou la comptabilité. Mais il faut alors bien réfléchir à l'avance à ce que l'on veut et à ce dont on a besoin, afin d'éviter les logiciels (et donc les coûts) inutiles.

La plupart des fournisseurs proposent un logiciel standard, qui peut être complété en fonction de vos besoins. C'est pourquoi il est important de consulter ouvertement et honnêtement le fournisseur: un bon développeur de logiciels vous écoutera, vous conseillera et vous fera une proposition sur mesure.

Formation et conseils

Les bons développeurs souhaitent également vous guider et vous former. Après l'implémentation d'une version (test), les consultants ERP expliquent comment fonctionne le logiciel. Cette formation est souvent réalisée sur place, dans vos locaux, et est ensuite dispensée à un ou plusieurs utilisateurs.

Parfois, quelques utilisateurs clés sont formés, après quoi ils transmettent leurs connaissances aux autres employés. Avec le SaaS (Software as a Service), vous bénéficiez également d'un support après-vente par e-mail, chat ou téléphone. Parfois, vous pouvez également suivre des cours de remise à niveau ou des formations supplémentaires sur certains sujets (par exemple, lorsque le logiciel de base est étendu). Une mise à jour peut être expliquée par le biais d'un webinaire.

Bon à savoir: une partie du budget que vous consacrez à la formation peut être récupérée en Flandre via le portefeuille PME.

Des avantages intelligents qui font la différence

Accessible partout

Votre administration est disponible partout: sur un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone - dans l'atelier, au bureau ou sur le chantier. Vous enregistrez les travaux supplémentaires immédiatement sur place, en les associant au bon projet.

Chaque employé reçoit son propre login avec un accès protégé si nécessaire. Tout est sécurisé via le login Microsoft et stocké sur des serveurs européens, entièrement conformes à la législation GDPR. Ainsi, vous travaillez en toute sécurité, de manière flexible et toujours avec les bonnes informations à portée de main.

Déclaration de TVA

La plupart des systèmes numériques donnent une indication provisoire du montant de la TVA due. Cela vous permet d'avoir une meilleure vision des liquidités tout au long du trimestre. L'expertise de votre comptable reste néanmoins cruciale.

Le grand avantage? Grâce à des documents gérés de manière centralisée et clairement structurés, le comptable ne doit plus se préoccuper de recherches ou d'informations manquantes. Il a donc plus de temps pour vous donner des conseils ciblés.

Historique numérique des clients

Grâce à l'historique numérique des clients, toute la communication avec vos clients est toujours à portée de main: e-mails, appels téléphoniques, rendez-vous, commentaires et même rapports de réclamation. Combinez cela avec des listes de prestations détaillées par projet - y compris les pauses, le temps de déplacement et le travail effectué - et vous éviterez les discussions a posteriori. Le client sait exactement ce qu'il paie et vous gardez une vue d'ensemble.

Gestion intégrée des stocks

Le logiciel intelligent rend la gestion des stocks étonnamment simple. À partir de vos propres listes de produits, vous ajoutez directement des articles aux devis ou aux bons de travail. Si vous tombez en dessous d'une certaine limite de stock, vous en êtes automatiquement averti. Vous évitez ainsi les mauvaises surprises sur le chantier ou dans l'atelier et vous commandez toujours à temps. Certains logiciels sont même liés à votre fournisseur, ce qui vous permet de connaître automatiquement le prix et la disponibilité actuels.

En collaboration avec Optedo, Robaws et RAS