Het belang van ERP-software in uw schrijnwerkerij
De term ERP is de dag van vandaag al relatief goed ingeburgerd in de schrijnwerkerij. Hoewel de term ingeburgerd is, is het gebruik ervan dat nog niet zo zeer. Heel wat schrijnwerkers zijn vandaag nog aan de slag met een aantal deeloplossingen, die al dan niet gekoppeld zijn, of officetoepassingen zoals Word en Excel. In dit artikel bespreken we wat ERP voor uw schrijnwerkerij (in de toekomst) kan betekenen.
Veranderende markt
Het kan gezegd worden dat schrijnwerkerijen in België momenteel een evolutie ondergaan. Waar de schrijnwerker de klant vroeger kon tevreden stellen met de belofte langs te komen wanneer hij er de tijd voor had, merken we nu dat direct leveren belangrijker geworden is. Wanneer een aanvraag binnenkomt, komt het er dus op aan zo snel mogelijk het order in de tijdlijn in te plannen zodat de klant snel tevredengesteld is. Maar daar houdt het niet op. De levertermijnen worden bovendien korter en de leverbetrouwbaarheid is cruciaal geworden. Voor veel schrijnwerkerijen volstaan deeloplossingen als Excel, Word en Access dan ook niet meer.
Deeloplossingen
Elke schrijnwerker heeft voor zijn organisatie een oplossing, ongeacht of dit nu een eigen deeloplossing (op geschreven media), een commerciële deeloplossing (Excel, Word …) of een officieel ERP-pakket is. Toch is het mogelijk dat voor groeiende schrijnwerkers het overzicht met verloop van tijd moeilijk te behouden wordt. Met een (gepersonaliseerd) ERP-pakket is het echter mogelijk alle functies van het eigen systeem te verenigen in een softwarepakket. Op die manier wordt niet enkel de organisatie goed ingepland, maar ook een bepaalde gemoedsrust.
Inhaalbeweging noodzakelijk
Bij schrijnwerkers zijn de ERP-oplossingen algemeen gezien nog niet zo goed gekend. Zoals eerder gezegd is het merendeel nog aan het werk met eigen deeloplossingen. Een belangrijk inzicht, waarbij de voordelen van ERP duidelijk worden, is het feit dat eventuele moeilijkheden achteraf, kunnen plaatsvinden omdat men de orders op voorhand niet goed ingepland heeft.
Grotere ERP-softwarepakketten
Wanneer we spreken over ERP-pakketten dienen we een onderscheid te makken tussen gepersonaliseerde en standaardpakketten. Voor de gemiddelde schrijnwerker met een kmo als bestaansvorm is zo’n allesomvattend ERP-pakket bijvoorbeeld te kostelijk. De oplossing voor zo’n spelers is dan ook een pakket op maat. Hierbij ligt de focus voornamelijk op de operationele planning en dus niet alle aspecten van het bedrijf. Facetten als inkomende orders (boekhouding) worden hier minder in rekening gebracht, al bestaat de mogelijkheid erin boekhoudpakketten aan te sluiten. Ook puur voorraadbeheer zou in deze gepersonaliseerde versie van het ERP-pakket niet passen.
Geen grote instapdrempel
Maar wat houdt de implementatie van ERP nu precies in? Het is een misvatting dat er schrijnwerkers een grote leercurve te wachten staat. Gepersonaliseerde pakketten zorgen er bijvoorbeeld voor dat persoonlijke terminologieën uit eigen deeloplossingen mee in het nieuwe systeem overgenomen worden. Werkt het personeel bijvoorbeeld met kleurencodes, dan kan deze code mee opgenomen worden in de software. De implementatiekosten (de monetaire kosten alsook de opstarttijd) vallen uiteindelijk ook mee. Zo veronderstelt de installatie van ERP-software geen zware hardware en spreken we in het geval van personalisatiekosten (bureaus en interfaces op punt stellen) over enkele dagen. Opleidingen zijn ook in beperkte mate nodig. Zo worden er gemiddeld maar een tot twee medewerkers in een bedrijf opgeleid die op hun beurt hun collega’s verder on-the-job opleiden.
Impact op personeel
De impact van de nieuwe software valt dus relatief mee. Belangrijker om voor ogen te houden is dat door met een geïntegreerd systeem te werken in uw bedrijf een meer duidelijk overzicht mogelijk is. Er is dus geen geen nood aan extra of zelfs minder personeel. Het gaat in essentie over een sterk verminderde foutenmarge en meer rendement met eenzelfde bezetting.
Toekomstige ontwikkelingen
Vandaag de dag zien we dat de vraag naar nieuwe toepassingen binnen (gespecialiseerde) ERP-pakketten toeneemt. Zo vragen alsmaar meer schrijnwerkers de functionaliteit magazijnbeheer aan. Op die manier wordt duidelijk dat het logistieke gedeelte van de schrijnwerkerij alsmaar belangrijker wordt. Daarnaast stijgt ook de vraag naar onlineoplossingen waardoor de ERP-planning ook mobiel bediend kan worden.
Waarom kiezen voor ERP-software in uw schrijnwerkerij?
De voordelen van ERP als geintegreerde oplossing
Uiteindelijk komt het er bij een implementatie op neer dat de schrijnwerker met eenzelfde bezetting aan medewerkers kan werken als voorheen, maar dit met minder fouten en meer gemoedsrust. Het is dus belangrijk dat de zaakvoerder en diens medewerkers het gevoel krijgen dat ze terug in controle zijn.
Toepassingen ERP-software
Uniformiteit
Een geïntegreerde oplossing zorgt ervoor dat alle medewerkers op een uniforme wijze werken en interne processen naadloos op elkaar aansluiten. Op die manier wordt dubbel werk geëlimineerd. Daarnaast worden documenten op een nette en uniforme wijze geproduceerd, waardoor je offertes en facturen bijdragen tot een professionele uitstraling van het bedrijf. Ook uw klantenbestand kan op een uniforme wijze in een centrale databank bewaard worden waardoor deze altijd en overal vlot raadpleegbaar is.
Offertes en calculatie
Door het gebruik van kostenposten uit bibliotheken is het mogelijk om snel calculaties op te maken en offertes uit te sturen. Kostenposten zijn kleine voorcalculaties voor een eenheid, zoals bijvoorbeeld 1 m² plat dak of 1 stuk van een type onderkast voor een keuken, waarbij alle uren en materialen voor het maken en plaatsen van deze eenheid vooraf gedefinieerd zijn. Men kan dan snel calculeren door het aantal eenheden in te vullen. De hoeveelheden voor uren en materialen voor een eenheid worden dan vermenigvuldigt met het aantal eenheden. De offertes worden dan in een sjabloon op de huisstijl van de klant afgedrukt. Dankzij deze manier van werken kan men voor een project start al een rapport genereren van de benodigde uren, materialen en voorziene marges over het gehele project.
Projectmanagement
Een ander voordeel is het feit dat de projectleider en zaakvoerder een direct overzicht hebben over de toestand van het project. Een overzichtelijke fasering van het project en verdeling van taken, met de nodige registratie van uren en materiaalverbruik, zorgt ervoor dat men op elk moment kan achterhalen hoe een project ervoor staat. Worden de budgetten bijvoorbeeld gerespecteerd en zijn de vooropgestelde deadlines nog haalbaar?
Planning
Dankzij een duidelijke resourceplanning, weet iedereen binnen het bedrijf wanneer welke handelingen van hem verwacht worden en dit zowel in de kantoren, in het atelier als bij de plaatsers. Het inplannen van deze mensen kan vlot per project of overkoepelend gebeuren aan de hand van te plannen items.
Artikel- en voorraadbeheer
Door gebruik te maken van artikel- en voorraadbeheer, kan men op projectniveau al zien welke artikelen moeten bijbesteld worden en waar er eventuele tekorten zijn. Men kan er ook voor kiezen om voor artikelen met een voorraadminimum te werken. Wanneer het aantal in de voorraad dan onder het minimum duikt, krijgt men op de interface een waarschuwingsmelding.
Nacalculatie
Ten slotte kan men door de registratie van prestaties en het materiaalverbruik per project in een geïntegreerde ERP-oplossing met een druk op de knop een correcte nacalculatie uitvoeren en deze aftoetsen aan de vooraf gebudgetteerde materialen en uren. Daardoor heeft men zeer snel zicht op de eigenlijke opbrengst op een project. Deze nacalculatie kan dan weer in een klik omgezet worden naar een factuur.
Met dank aan Techwin Software en Optedo
